Met videoconferenties kunt u met veel mensen op veel locaties vergaderen. Het onderscheidt zich van eenvoudig videobellen, waarbij minder bellers en functies nodig zijn, en met verschillende prijs- en gebruiksbeperkingen. Vroeger vereiste videobellen of vergaderen ingewikkelde en dure apparatuur en expertise. Tegenwoordig kan iedereen met een telefoon een videoconferentie hosten of eraan deelnemen. Het enige dat u nodig heeft, is een internetverbinding en een vergaderplatform zoals Skype, Zoom of GoToMeeting.
Videoconferenties zijn toegankelijker geworden dankzij de Voice over IP-technologie, die video-, audio- en andere datapakketten over IP-netwerken vervoert. Videoconferenties hebben een hogere bandbreedtevereiste dan een eenvoudig videogesprek. Een typische sessie met video van behoorlijke kwaliteit is ongeveer 1 Mbps voor elke deelnemer. Als HD-videokwaliteit belangrijk voor je is, beschouw dit dan als een minimumwaarde. Hier zijn zeven voordelen van videoconferenties.
Geen behoefte om te reizen
Reizen om mensen te ontmoeten kost tijd en geld. Met videoconferenties kunt u een vergadering organiseren en houden met deelnemers van over de hele wereld. Ze hebben enkel de nodige apparatuur nodig en moeten op het gekozen tijdstip voor het scherm aanwezig zijn. De organisatie vóór de vergadering kan worden gedaan via e-mail, instant messaging of verschillende serviceplatforms.
Bind uw mobiele medewerkers
Als u een mobiel personeelsbestand hebt met werknemers verspreid over het hele land, kunnen ze via videoconferenties verbinding maken met uw kantoor op elke computer of elk mobiel apparaat. U kunt gebruikmaken van deze bestaande mobiele infrastructuur om videoconferentievergaderingen met uw personeel te houden. Het visuele karakter van videoconferenties stelt u ook in staat om de activiteiten en verblijfplaats van uw medewerkers te controleren.
Het helpt bij telewerken
Videoconferenties zijn een essentieel hulpmiddel voor telewerken of telewerken – buitenshuis werken, vaak thuis. Als uw bedrijf meerdere werknemers heeft die vanuit huis werken, is videoconferentie een manier om het gebrek aan interactie te beteugelen. Het stelt u ook in staat om het soort neerwaartse instructie en opwaartse rapportage te behouden dat u in een kantoor krijgt.
Vergaderingen organiseren onafhankelijk van de tijd
Nu online vergaderingen vrij zijn van reiskosten en locatiebeperkingen, kunnen ze vaker worden georganiseerd. Je kunt elke dag of zelfs meerdere keren per dag mensen over de hele wereld ontmoeten. Vergaderingen kunnen op korte termijn plaatsvinden. Deelnemers hebben geen excuses meer met betrekking tot locatie en reizen. Hierdoor kan uw bedrijf snel handelen en alle aandachtspunten in de gaten houden.
Humaniseer je gesprek
Vergelijk videoconferenties met telefoon of e-mail. Wanneer iedereen in gesprek het gezicht van iedereen kan zien, kunt u vertrouwen op de soorten gezichtssignalen, lichaamstaal en handgebaren die bekend zijn bij persoonlijke gesprekken. Iemand zien terwijl je met hem praat, verandert de aard van het gesprek, of het nu een zakelijke of persoonlijke relatie is.
Dingen tonen
Zien is geloven, en tonen is overtuigend. Via videoconferenties kunt u op een bord schrijven en dit aan iedereen laten zien, uw nieuwste product demonstreren, een nieuwe rekruut introduceren, uw scherm delen of een presentatie weergeven. Vaak zijn deze visuele middelen mogelijk niet beschikbaar, zelfs niet tijdens persoonlijke vergaderingen.
Online leren en lesgeven
Als u een leraar of trainer bent, kan uw markt ver verwijderd zijn van waar u zich fysiek bevindt. Videoconferenties zijn een geweldige manier om kennis op te doen en te delen met de rest van de wereld. Hoewel het niet hetzelfde is als fysiek aanwezig zijn, is online interactie vaak meer dan voldoende. U kunt multimediatools zoals interactieve whiteboards en online samenwerkingstools gebruiken.
