Als u een winkeleigenaar of -manager bent, weet u al precies hoe belangrijk het is om de juiste database te hebben. Van voorraad en verzending tot medewerkers en klanten, u weet dat zelfs een rustige dag veel gegevensonderhoud met zich meebrengt. De echte vraag is wat voor soort database heb je nodig? Hopelijk hebt u niet geprobeerd deze informatie bij te houden in Microsoft Excel of een vergelijkbare spreadsheet-app. Als dat het geval is, kunt u overwegen te beginnen met een basisdatabase, zoals Microsoft Access, zodat u de gegevens eenvoudig naar de database kunt overbrengen. Het soort en de grootte van de winkel die u runt, maakt een groot verschil in wat voor soort database het meest logisch is. Staat uw winkel periodiek op boerenmarkten, dan heeft u heel andere behoeften dan een fysieke winkel. Als u voedsel verkoopt, moet u de vervaldatums bijhouden als onderdeel van de inventaris. Als uw winkel online is, moet u de kosten, verzending en informatie controleren. Er zijn echter een aantal dingen die alle winkels gemeen hebben, zoals voorraad en cashflow. Om u te helpen bij het bepalen van de beste database voor uw specifieke behoeften, zijn hier een paar dingen waar u rekening mee moet houden.
Informatie om bij te houden in de database
Het runnen van een winkel omvat het volgen van veel verschillende aspecten. U moet niet alleen de inventaris in de gaten houden, maar u moet er ook voor zorgen dat u voldoende manieren heeft om de goederen (zoals bakken, hangers, stands en kisten), benodigdheden om de prijs van de goederen te tonen, rekeningen, verkoopinformatie en klantinformatie. Er is veel om bij te houden en databases maken het beheren van uw winkel veel gemakkelijker. Online winkels kunnen moeilijk te beheren zijn omdat er zoveel meer is dat u moet volgen, zoals verzending. Een database maakt het aanzienlijk eenvoudiger om met al deze verschillende aspecten om te gaan zonder dat u voortdurend naar uw klant- of verkoopgeschiedenis hoeft te verwijzen. U kunt zelfs informatie, zoals rapporten, exporteren en uploaden naar uw database, zodat u niet te maken krijgt met de problemen van handmatige invoer.
Beslissen of te kopen of te bouwen
Of u een database moet kopen of bouwen, is de grote vraag, en het hangt volledig af van de grootte van uw bedrijf en waar u het naartoe wilt brengen. Als je net begint en je hebt tijd over (maar een zeer beperkte hoeveelheid geld), dan is het bouwen van je eigen database een geweldige manier om het specifiek te maken voor je unieke behoeften. Dit geldt met name als u net een online winkel begint. Als u de database start net voordat u uw online winkel opent, krijgt u een veel beter beeld van uw voorraad en uw beginpunt. Dit zijn fantastische gegevens die in het belastingseizoen gemakkelijk toegankelijk zijn en het helpt u op de hoogte te blijven van uw voorraad, evenals klantgegevens. Als u een groter bedrijf heeft, vooral zoiets als een franchise, zal het kopen van een database beter voor u werken. Het zal je helpen bij alle dingen die je anders misschien zou vergeten. De kans is groot dat je geen tijd hebt om de database te maken en te beheren, dus het is het beste om alle bases te dekken. U kunt altijd uw eigen wijzigingen aanbrengen terwijl u bezig bent.
Het juiste databaseprogramma vinden
Als u besluit een databaseprogramma te kopen, zult u veel tijd moeten besteden aan het onderzoeken van de verschillende opties. Er is een breed scala aan soorten winkels en de databasemarkt is afgestemd op de unieke behoeften van die verschillende soorten. Als u met producten en levensmiddelen werkt, heeft u duidelijk iets nodig waarmee u bederfelijke artikelen kunt volgen. Als u een juwelier heeft, moet u de verzekering van de waardevolle stukken kunnen volgen. Voor winkels met een online aanwezigheid en een fysieke faciliteit, heb je zeker iets nodig dat veel verschillende invalshoeken bestrijkt voor je voorraad, vergoedingen, belastingen en administratieve aspecten van het bedrijf. Als u een bepaald artikel uitverkocht heeft, moet u dit in een vroeg stadium weten, zodat u het meteen als uitverkocht kunt markeren voor het online gedeelte van de winkel. Denk voordat u begint na over alles wat u moet bijhouden en zorg er vervolgens voor dat de databases die u overweegt deze items minimaal hebben. Er zijn veel databases op de markt, dus je zou alles moeten kunnen krijgen wat je nodig hebt voor een zeer redelijke prijs.
Uw eigen database maken
Als u van plan bent om uw eigen database te maken, moet u bepalen welk programma u wilt gebruiken. Microsoft Access is meestal het go-to-programma omdat het krachtig en relatief goedkoop is. U kunt gegevens importeren en exporteren vanuit uw andere Microsoft-software (wat ongelooflijk handig is als u informatie in Excel hebt bijgehouden). U kunt ook uw e-mails, verkoopbrieven en andere documentatie (zowel uit Word als Outlook) in de database laden en er sjablonen van maken. Access heeft als bijkomend voordeel dat het een aanzienlijk aantal gratis sjablonen en bestanden heeft, zodat u niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen. U kunt een gratis sjabloon ophalen en vervolgens de nodige wijzigingen aanbrengen zodat uw database alles bevat wat u nodig hebt.
Het belang van onderhoud
Het maakt niet uit hoe u uw database verwerft, u zult deze moeten onderhouden om de database nuttig voor u te houden. Als u zaken als voorraad, adressen, wijzigingen in facturering of verkooptotalen niet bijhoudt, wordt de database uiteindelijk gewoon een ander apparaat zonder doel. Denk aan uw gegevens zoals u aan uw boekhouding denkt. Als u niet alle transacties en wijzigingen bijhoudt, komt u in de problemen. U hoeft in het begin geen IT-persoon te hebben om het te beheren, hoewel het zeer nuttig kan zijn. Echter, hoe groter uw winkel wordt, hoe meer tijd u zult moeten besteden aan het onderhouden en beheren van uw gegevens.
