Teamwork is een van de belangrijkste aspecten van de moderne werkplek. De wijdverbreide beschikbaarheid van internet betekent echter dat leden van het team zich vrijwel overal ter wereld kunnen bevinden. Om teamwerk effectief te laten zijn, is het dus belangrijk dat bedrijven moderne werkmethoden en technologieën toepassen waarmee collega’s, waar ze ook zijn, hun werk op een eenvoudige en efficiënte manier kunnen delen. Dit is waar een goede online samenwerkingstool om de hoek komt kijken. Als u overweegt om online samenwerkingshulpmiddelen te gebruiken of deze te gaan gebruiken, kan de onderstaande lijst met online samenwerkingsvoordelen u en uw organisatie helpen een beslissing te nemen over deze nuttige technologie.
Het is gemakkelijk om projecten bij te houden
Online samenwerkingstools hebben verschillende mogelijkheden voor het volgen van projecten die het voor teamleden gemakkelijk maken om de evolutie van een project vanaf de eerste dag te zien. Van het bijhouden wie de laatste wijzigingen in een document heeft aangebracht, tot hoe het document was vóór de wijzigingen, tot het taggen van een collega om het document te beoordelen, het is nog nooit zo eenvoudig geweest om een project te beheren. Online samenwerkingshulpmiddelen maken het gebruik van e-mail als het primaire communicatiemiddel met teamleden overbodig, dus de noodzaak om een inbox te doorzoeken op bijvoorbeeld een verloren document, is volledig verdwenen.
Teamleden kunnen overal zijn
Zolang ze een internetverbinding hebben, kunnen teamleden overal ter wereld op afstand werken. Dit betekent dat het mogelijk is voor een team om volledig verspreid te zijn, terwijl het toch op een georganiseerde manier werkt. Collega’s in verschillende staten of zelfs landen kunnen gemakkelijk samenwerken aan hetzelfde project, waardoor organisaties het best mogelijke team voor een project kunnen samenstellen, ongeacht de locatie van de werknemers. Het betekent ook dat terwijl werknemers niet op kantoor zijn voor een zakenreis, ze niet hoeven te worden losgekoppeld van het project en eraan kunnen bijdragen alsof ze op hun bureau zitten.
Gemakkelijk rapporteren
Aan bijna alle werkprojecten is een soort rapportage gekoppeld en de rapportagetijd is meestal stressvol. Soms is het gemakkelijk om sommige activiteiten uit het oog te verliezen die voor een bepaald project zijn gedaan, vooral als je met een groot team werkt. Door een goede online samenwerkingstool te gebruiken, is het echter gemakkelijk om snel gedetailleerde rapporten te genereren met alle activiteiten die aan een bepaald project zijn gekoppeld, waardoor teamleden meer tijd hebben om te werken aan resultaatgenererende activiteiten.
Acties worden snel uitgevoerd
Met een goede online samenwerkingstool is het niet meer nodig om een vergadering of telefoontje te regelen om documenten te beoordelen. Documenten kunnen naar de tool worden geüpload en reviewers kunnen automatisch via e-mail op de hoogte worden gesteld dat documenten zijn geüpload. Reviewers kunnen vervolgens het document annoteren en de nodige wijzigingen aanbrengen en alle teamleden laten weten dat het document is beoordeeld en klaar is. Dit maakt het veel gemakkelijker om een stabiele en georganiseerde workflow voor een project te behouden, waarbij teamleden snel bijdragen wanneer dat nodig is.
Documenten worden allemaal op één plek opgeslagen
Hierdoor hebben alle teamleden gemakkelijk toegang tot alle benodigde documenten, ongeacht hun locatie. Ook hoeven werknemers geen documenten op een USB-stick of ander opslagmedium op te slaan als ze van plan zijn om er op afstand aan te werken, en eventuele updates van een document worden onmiddellijk gezien. Er hoeven geen verschillende versies van een document heen en weer te worden gemaild en teamleden weten altijd waar ze de laatste versie van een document kunnen vinden.
