Heb je een enorm Excel-spreadsheet waar je geen kop of staart van kunt maken?
Het is tijd om uw lijst met contactpersonen te organiseren in een Microsoft Access-database. Het is veel gemakkelijker dan u zich kunt voorstellen en u zult zeker tevreden zijn met de resultaten. Deze tutorial leidt je stap voor stap door het hele proces.
Als u geen eigen spreadsheet heeft en de zelfstudie wilt volgen, kunt u het voorbeeld Excel-bestand downloaden dat is gebruikt om de zelfstudie te genereren.
Een nieuwe Access 2013-database maken
Tenzij u een bestaande database heeft die u gebruikt om contactgegevens op te slaan, wilt u waarschijnlijk een geheel nieuwe database maken. Selecteer hiervoor de Pictogram voor leeg bureaubladdatabase op het scherm Aan de slag met Microsoft Office Access. U krijgt het bovenstaande scherm te zien. Geef uw database een naam, selecteer de Aanmaken knop en u bent in zaken.
Start het Excel-importproces
Selecteer de Tabblad Externe gegevens bovenaan het Access-scherm en dubbelklik op de Excel-knop om het Excel-importproces te starten.
Selecteer de bron en bestemming
Vervolgens krijgt u het bovenstaande scherm te zien. Selecteer de Bladerknop en navigeer naar het bestand dat u wilt importeren. Zodra u het juiste bestand hebt gevonden, selecteert u de Open knop. In de onderste helft van het scherm krijgt u opties voor importbestemmingen te zien. In deze zelfstudie zijn we geïnteresseerd in het converteren van een bestaand Excel-spreadsheet naar een nieuwe Access-database, dus we zullen kiezen: Importeer de brongegevens in een nieuwe tabel in de huidige database
Met andere opties op dit scherm kunt u:
- Koppel uw database aan een Excel-sheet zodat wijzigingen in het bronblad ook worden doorgevoerd in de database.
- Gegevens importeren in een bestaande databasetabel.
Nadat u het juiste bestand en de juiste optie hebt geselecteerd, selecteert u OK doorgaan.
Selecteer kolomkoppen
Zorg ervoor dat de Eerste rij bevat kolomkoppen is geselecteerd als de eerste rij van het werkblad kolomnamen heeft voor de gegevens, zoals Achternaam, Voornaam en Adres. Hiermee wordt Access geïnstrueerd om de eerste rij als namen te behandelen, in plaats van feitelijke gegevens die in de lijst met contacten moeten worden opgeslagen. Selecteer De volgende doorgaan.
Maak alle gewenste indexen
Database-indexen zijn een intern mechanisme dat kan worden gebruikt om de snelheid te verhogen waarmee Access informatie in uw database kan vinden. U kunt bij deze stap een index toepassen op een of meer van uw databasekolommen. Selecteer eenvoudig de geïndexeerd vervolgkeuzemenu en selecteer de juiste optie. Houd er rekening mee dat indexen veel overhead voor uw database veroorzaken en de hoeveelheid gebruikte schijfruimte vergroten. Om deze reden wilt u geïndexeerde kolommen tot een minimum beperken. In onze database zoeken we meestal op de achternaam van onze contacten, dus laten we een index maken op dit veld. We hebben misschien vrienden met dezelfde achternaam, dus we willen hier dubbele personen toestaan. Zorg ervoor dat de kolom Achternaam is geselecteerd in het onderste gedeelte van de vensters en selecteer vervolgens Ja (Duplicaten OK) uit het Geïndexeerde vervolgkeuzemenu. Selecteer De volgende doorgaan.
Selecteer een primaire sleutel
De primaire sleutel wordt gebruikt om records in een database uniek te identificeren. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door Access een primaire sleutel voor u te laten genereren. Selecteer de Laat Access primaire sleutel toevoegen optie en druk op De volgende doorgaan. Als u geïnteresseerd bent in het kiezen van uw eigen primaire sleutel, kunt u ons artikel over databasesleutels lezen.
Geef je tafel een naam
U moet Access een naam geven om naar uw tabel te verwijzen. Voer dit in het juiste veld in en selecteer de select Af hebben knop.
Bekijk uw gegevens
U ziet een tussenscherm waarin u wordt gevraagd of u de stappen voor het importeren van uw gegevens wilt opslaan. Zo niet, ga je gang en selecteer Dichtbij. U keert dan terug naar het hoofddatabasescherm waar u uw gegevens kunt bekijken door eenvoudig te dubbelklikken op de tabelnaam in het linkerdeelvenster. Gefeliciteerd, u heeft uw gegevens uit Excel geïmporteerd in Access!