Wanneer u een vergadering plant in Outlook met een andere persoon of een groep mensen, ontvangen zij een uitnodigingsmail met de details van de vergadering. Vanuit deze e-mail kunnen ze de uitnodiging voor de vergadering accepteren of weigeren. Outlook voegt de vergadering toe aan uw Outlook-agenda, houdt de antwoorden van uw deelnemers bij en stuurt een herinnering voordat de vergadering begint. De instructies in dit artikel zijn van toepassing op Outlook voor Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 en Outlook 2013.
Een agenda-uitnodiging verzenden in Outlook
U kunt als volgt een vergadering plannen in Outlook:
-
Selecteer de Home naarab.
-
Selecteer Nieuwe items > Vergadering. U kunt ook op drukken Ctrl+Shift+Q.
-
Voer in de uitnodiging voor de vergadering een beschrijving van de vergadering in de Titel tekstvak.
-
In de Verplicht tekstvak, voert u de e-mailadressen in van elke deelnemer die de vergadering moet bijwonen. Voer in Outlook 2016 en 2013 de e-mailadressen in de Naar tekstvak. Om contacten uit uw adresboek te selecteren, selecteert u ofwel: Verplicht, Optioneel, of Naar.
-
In de Optioneel tekstvak, voert u de e-mailadressen in van mensen aan wie u de vergadering wilt bijwonen, maar die u niet verplichten dit te doen.
-
Kies een Starttijd en Eindtijd voor de vergadering.
-
Als u een hele dag in uw agenda wilt blokkeren voor de vergadering, selecteert u De hele dag.
-
In de Plaats tekstvak, voer je in waar je de vergadering houdt.
-
In de Bericht gebied, voer andere informatie in die uw deelnemers moeten weten voor de vergadering en voeg eventuele bestanden toe die u wilt dat ze bekijken. Als u een bestand wilt toevoegen aan de uitnodiging voor de vergadering, selecteert u de Invoegen tabblad en selecteer vervolgens Bijlage. Om een link naar een document op uw OneDrive toe te voegen, selecteert u de Koppeling vervolgkeuzepijl.
-
Wanneer u een uitnodiging voor een vergadering in Outlook verzendt, bevat de uitnodiging standaard een verzoek om een reactie en krijgt de ontvanger de mogelijkheid om een nieuwe tijd voor de vergadering voor te stellen. Om deze opties te wijzigen, selecteert u de Vergadering tabblad en selecteer vervolgens Antwoordopties.
-
Selecteer Sturen. Als uw planning verandert of als uw deelnemers andere plannen moeten maken, annuleer dan de vergadering of verplaats deze opnieuw.
Een terugkerende vergadering opzetten
Met Outlook kunt u ook terugkerende vergaderingen instellen. Gebruik deze optie voor bijeenkomsten die u elke week, maand of andere periode wilt herhalen. Bij een terugkerende vergadering hoef je de details maar één keer in te voeren en worden alle toekomstige afspraken aan je agenda toegevoegd op basis van het interval dat je instelt.
-
Selecteer de Huis tabblad en selecteer vervolgens Nieuwe items > Vergadering.
-
Voer in de uitnodiging voor de vergadering de titel, vereiste deelnemers, optionele deelnemers, locatie en een bericht in dat het doel van de vergadering beschrijft.
-
Selecteer Maak terugkerend Make. Selecteer in Outlook 2016 en 2013 Vergadering > Herhaling.
-
De Afspraak herhaling dialoogvenster wordt geopend. Voer de Starttijd, Eindtijd en Duur van de vergadering in.
-
In de Terugkeerpatroon sectie, kies wanneer de vergadering opnieuw zal plaatsvinden. Bijvoorbeeld een reguliere wekelijkse vergadering die elke maandag plaatsvindt.
-
In de Bereik van herhaling sectie, kies een tijdsduur dat de terugkerende vergaderingen doorgaan. U kunt een terugkerende vergadering vertellen om op een bepaalde datum of na een bepaald aantal keren te annuleren. Kiezen Geen einddatum als u niet wilt dat de vergadering verloopt.
-
Selecteer OK.
-
Selecteer in de uitnodiging voor vergadering Meeting Sturen.
De planningsassistent gebruiken om een vergadering te maken
Als u Microsoft 365 op het werk gebruikt en een Exchange-gebruiker bent, gebruikt u de Planningsassistent om de beste tijd te vinden om een vergadering met anderen te plannen. Wanneer u de Planningsassistent opent, ziet u de agenda’s van de mensen die u voor de vergadering hebt uitgenodigd.
Om de Planningsassistent te gebruiken, maakt u een uitnodiging voor een vergadering aan, selecteert u de Vergadering tabblad > Planningsassistent.
Hoe u de vergadering in uw Outlook-agenda kunt bekijken
Nadat u een vergadering hebt gemaakt of geaccepteerd, wordt deze weergegeven in uw Outlook-agenda op basis van de datum- en tijdinformatie. Hier leest u hoe u aankomende evenementen kunt vinden.
-
Selecteer de Bekijk wisselaaren selecteer vervolgens Kalender.
-
Om de vergadering te vinden, bladert u door de agenda of gebruikt u het zoekvak en voert u de titel van de vergadering in.
-
Dubbelklik op het agenda-item om de details van de vergadering te bekijken.
-
Om reacties te bekijken, selecteer de Volgen tabblad. De Reactie kolom laat zien welke deelnemers de uitnodiging voor de vergadering hebben geaccepteerd en welke niet hebben gereageerd.
-
Als u een mondelinge acceptatie van een deelnemer hebt ontvangen, selecteert u: Geenen selecteer vervolgens Geaccepteerd, Afgewezen, of gaf een Voorlopig reactie.
-
Sluit de uitnodiging voor de vergadering als u klaar bent.
Mensen toevoegen aan een bestaande uitnodiging voor een vergadering
U kunt een vergadering opzetten en vervolgens meer deelnemers hebben om later uit te nodigen (bijvoorbeeld als u een andere medewerker inhuurt en deze wilt toevoegen aan reguliere personeelsvergaderingen). U kunt als volgt nieuwe deelnemers uitnodigen voor een vergadering die u al heeft ingesteld.
-
Zoek de vergadering in uw agenda.
-
Dubbelklik op het vergaderingsitem.
-
Selecteer de Planningsassistent tabblad > Deelnemers toevoegen.
-
In de Selecteer deelnemers en bronnen dialoogvenster, kies de naam van de deelnemer.
-
Selecteer een van beide Verplicht of Optioneel om aan te geven of de deelnemer verplicht aanwezig is op de vergadering of dat zijn aanwezigheid optioneel is.
-
Selecteer OK.
-
De deelnemer wordt nu weergegeven in de lijst Alle deelnemers in de Planningsassistent.
-
Selecteer Update verzenden.
