Nu zoveel bedrijven ervoor kiezen om cruciale vergaderingen online te houden, is een actieve en waardevolle deelnemer aan online vergaderingen een belangrijke vaardigheid op de werkplek geworden. Onlinevergaderingen bieden een geweldige kans voor de uitwisseling van ideeën tussen verspreide werknemers die niet regelmatig persoonlijk met elkaar in contact komen, waardoor ze waardevolle teamleden worden en kameraadschap onder de werknemers ontstaat. Onderstaande tips helpen u meer te weten te komen over hoe u kunt deelnemen aan een online vergadering.
Wees op tijd
Als iets je verhindert om op tijd aanwezig te zijn bij een online meeting, laat het dan weten aan de organisator. Houd er rekening mee dat online vergadersoftware de deelnemers laat weten wie wanneer inlogt. Dit betekent dat u niet een half uur te laat kunt deelnemen aan de vergadering zonder opgemerkt te worden. Te laat komen voor een online vergadering is net zo respectloos als te laat de bestuurskamer binnenlopen.
Neem van tevoren een pauze
Online vergaderingen duren meestal niet uren, dus er is geen natuurlijke pauze voor u om uzelf te verontschuldigen. Ook zijn vergaderingen die op internet worden gehouden vaak snel en kunnen mensen zelfs terughoudend of geïrriteerd zijn omdat ze moeten stoppen en wachten tot je terugkomt om de discussie voort te zetten. Dus pak een glas water of ga voor de vergadering naar het toilet. Sluip ook niet weg uit de vergadering zonder iemand hiervan op de hoogte te stellen; je weet nooit wanneer iemand je een vraag stelt. Als je een noodgeval hebt, laat de organisator van de vergadering dan weten dat je een paar minuten moet uitstappen, en je laat hem weten wanneer je terug bent. De beste manier om dit te doen is via de chatfunctie van uw online vergadersoftware, zodat u de presentator niet stoort.
Houd een professionele houding aan
Hoewel u uw onlinevergadering misschien vanuit uw luie stoel of zelfs thuis bijwoont, moet uw toon niet minder formeel zijn dan wanneer u in een directiekamer zou zijn, omringd door uw collega’s en superieuren. Dit betekent dat u eventuele opmerkingen over uw katten of kinderen op afstand moet houden, zelfs als ze in de volgende kamer zijn. Dit toont aan dat u een betrouwbare professional bent die uw privé- en werkleven gescheiden kan houden, zelfs als ze hetzelfde dak delen.
Plan niet om alleen maar mee te luisteren
Alleen omdat de vergadering online is, is het geen excuus voor u om aan iets anders te werken terwijl u alleen maar meeluistert. Als u bent uitgenodigd voor de vergadering, is dat omdat de presentator uw inbreng op prijs stelt. Zelfs als er niet veel kans is op deelname, moet u toch actief aantekeningen maken. De online vergadering waar je toevallig aan iets anders hebt gewerkt, heeft misschien iets dat belangrijk voor je zal blijken te zijn. Als u op dezelfde dag als de vergadering werk moet afmaken, geef dan aan dat u op die dag niet beschikbaar bent om de vergadering bij te wonen, of organiseer uzelf goed genoeg zodat u zich er niet doorheen hoeft te werken.
Maak er een punt van om deel te nemen
Of het nu gaat om het stellen van een vraag tijdens de Q&A-sessie, het delen van de prestaties van uw team of een ander passend verhaal of idee, plan om inspraak te hebben in de vergadering. Elke goede gastheer zal tijdens de vergadering om input vragen en zal niet de hele tijd alleen maar met het team praten. Gebruik dit als een kans om te laten zien dat je niet alleen aanwezig bent, maar ook oplet. Zeg je naam voordat je spreekt, zodat de aanwezigen weten wie hen aanspreekt. Houd er rekening mee dat u zelfverzekerd en duidelijk moet spreken, zoals u zou doen tijdens een persoonlijke ontmoeting. Als uw bedrijf niet van informele taal houdt, gebruik het dan niet, ook al voelt een online setting misschien informeler aan dan een face-to-face.
Oefen voor de vergadering
Als u bent gevraagd om een dia te delen of een presentatie te geven tijdens de vergadering, moet u ervoor zorgen dat dit niet alleen gebeurt volgens de normen die door de organisator worden gesteld, maar dat u ook hebt geoefend met het aanleveren van uw materiaal. Als dit uw eerste online vergadering is waarbij u bepaalde software gebruikt, vraag dan de organisator van de vergadering of ze een proefrit met u kunnen maken, om er zeker van te zijn dat u vertrouwd bent met het gebruik van de software. Als je al bekend bent met de software, oefen dan gewoon de presentatie. Weet wat je gaat zeggen en vermijd het lezen van een cue tijdens je presentatie. Het lezen van bepaalde feiten en cijfers is prima, maar u wilt niet klinken als die telemarketingoperators die u ongevraagd bellen. Zorg ervoor dat uw presentatie vloeiend verloopt en soepel wordt afgeleverd.
Spreek niet voor je beurt
Als iemand anders aan de beurt is om te presenteren, laat ze dan zonder onderbrekingen afmaken. Wacht tot ze klaar zijn en becommentarieer of stel vragen. Tenzij de presentator heeft aangegeven dat deelnemers de presentatie mogen onderbreken, mag u niet spreken als iemand anders aan de beurt is. Anders loopt de vergadering niet alleen vertraging op, maar kan deze ook off-topic gaan. Houd er rekening mee dat degenen die deelnemen aan onlinevergaderingen niet de mogelijkheid hebben om visuele aanwijzingen te geven die ze zouden willen spreken, zodat de presentator een punt dat ze willen maken netjes kan afronden voordat hij de opmerking of vraag opneemt. Elke onderbreking zal dus vocaal zijn en de natuurlijke stroom van de vergadering verstoren. Door bovenstaande tips op te volgen, kunt u ervoor zorgen dat u niet alleen als professioneel wordt beschouwd, maar dat u weet hoe u zich moet gedragen in een online vergadering. Hoewel internet door velen wordt gezien als een vrij informeel medium, vereist het bij gebruik op de werkplek nog steeds dezelfde beleefdheden die u zou hebben als u face-to-face met collega’s omgaat.
