Skip to content

Hoe Excel-documenten naar het PDF-formaat te converteren

7 de augustus de 2021
excel to pdf 5b33cd4dc9e77c0037445253

Er zijn veel manieren om een ​​Excel-bestand naar het PDF-formaat te converteren. Een reden om dit type conversie uit te voeren, is dat het Excel-bestand gemakkelijker te openen en te lezen is op andere computers, telefoons en tablets, allemaal zonder dat een spreadsheetprogramma of app geïnstalleerd hoeft te worden. Excel-bestanden die in het XLSX- of XLS-formaat blijven, kunnen 100% worden bewerkt met Excel of een ander vergelijkbaar spreadsheetprogramma (bijv. OpenOffice Calc en LibreOffice Calc), maar PDF’s zijn dat niet. Hoewel er PDF-editors beschikbaar zijn, werken ze meestal niet zo goed als het bewerken van het onbewerkte bestand.

Waarom het PDF-formaat gebruiken?

Excel-bestanden vereisen een specifiek programma om ze te lezen en te bewerken, dus het kan moeilijk zijn om dergelijke documenten te delen met mensen die niet over de benodigde software beschikken. Het PDF-formaat is echter veel alomtegenwoordiger, dus zolang er een PDF-viewer op de computer is geïnstalleerd, kunt u het bestand bekijken zonder dat u een spreadsheetviewer/editor nodig heeft.

Microsoft Excel gebruiken om een ​​PDF-bestand te maken

Als je met Excel-documenten werkt, is de kans groot dat je Excel al op je computer hebt staan. Als dat zo is, kunt u XLS eenvoudig naar PDF converteren, of de nieuwere XLSX naar PDF. Deze instructies zijn van toepassing op Excel-versies 2019, 2016, 2013, 2010 en Excel voor Microsoft 365.

Exporteren op een Windows-pc

Windows-gebruikers kunnen Excel-documenten converteren naar PDF via de Exporteren menu:

  1. Open de Bestand > Exporteren menu.

  2. Kiezen PDF/XPS maken.

  3. Controleer dat nog eens PDF (*.pdf) is geselecteerd naast Opslaan als type. De andere optie is om een ​​XPS-bestand te maken.

    U kunt deze tijd optioneel gebruiken voordat u de PDF maakt om enkele geavanceerde opties in of uit te schakelen. Ga in Opties in het dialoogvenster Opslaan om dingen te doen zoals alleen specifieke pagina’s naar PDF exporteren, alle werkbladen exporteren en meer.

  4. Kiezen Publiceren om het Excel-bestand in PDF op te slaan.

Exporteren op een Mac

Als u op een Mac-computer werkt, kunt u een PDF maken van een Excel-bestand via de Opslaan als menu onderdeel.

  1. Ga naar Bestand > Opslaan als om een ​​pop-upvenster te openen om het Excel-document op te slaan.

  2. Naast Bestandsformaat, kies onder in dat venster PDF.

    Schermafbeelding die laat zien hoe u een XLSX Excel-bestand naar PDF converteert op een Mac

    Let op de opties net onder de vervolgkeuzelijst voor formaatselectie. Je kan kiezen Werkboek of Laken om ofwel de hele werkmap naar PDF te converteren (alle bladen die gegevens bevatten) of alleen het blad dat nu geopend is.

  3. Selecteer Sparen om het Excel-bestand op uw Mac naar PDF te converteren.

Online converters

Een andere optie om Excel als PDF op te slaan, is door een bestandsconverter te gebruiken. Aangezien XLS- en XLSX-bestanden documenten zijn, kunt u een gratis documentbestandsconverter gebruiken. Er zijn zelfs enkele online Excel naar PDF-converters die het nog gemakkelijker maken om Excel-documenten op te slaan in het PDF-formaat, en aangezien ze met elke webbrowser werken, kunnen ze Excel naar PDF converteren op elk besturingssysteem. Enkele van onze favorieten zijn Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF en Online2PDF. Een andere die we leuk vinden, hieronder weergegeven, is FileZigZag. Upload daar je Excel-bestand en kies PDF als het uitvoerformaat. Selecteer Begin met converteren om het Excel-bestand naar PDF te converteren en de downloadlink te krijgen.

FileZigZag-website klaar om XLSX online naar PDF te converteren

‘Afdrukken’ naar PDF

Als u Excel niet hebt geïnstalleerd, kunt u het XLSX- of XLS-bestand nog steeds naar PDF opslaan met het gratis Excel Viewer-programma van Microsoft. Aangezien Excel Viewer echter slechts een Excel-bestand is kijker (geen editor), moet u er een ander programma bij installeren om het de PDF-conversie te laten ondersteunen. Een manier is met een gratis PDF-printer. PDF-printers werken doordat u het document naar PDF ‘afdrukt’, wat een gemakkelijke manier is om het Excel-bestand naar de PDF-converter te sturen, waarna het programma het opslaat in het PDF-formaat.

  1. Open Excel Viewer en selecteer het Excel-bestand dat u naar PDF wilt converteren.

  2. Gebruik de knop in de linkerbovenhoek van het programma om te selecteren: Afdrukken.

  3. Wijzig de printer in het vervolgkeuzemenu naast: Naam om de PDF-printer te zijn die u hebt geïnstalleerd.

    Screenshot van een PDF-printer die wordt gebruikt met Microsoft Excel Viewer

    In ons voorbeeld kunnen we kiezen: Foxit Reader PDF-printer uit het vervolgkeuzemenu.

  4. Breng eventuele andere wijzigingen aan in de afdrukvoorkeuren, zoals het afdrukken van een bepaald aantal pagina’s, en selecteer vervolgens OK om de PDF-printersoftware, in dit geval Foxit Reader, te starten. Sommige PDF-printers zullen het programma openen met verdere instructies, en andere zullen de PDF opslaan zonder enige andere prompts.

  5. Dat is het! Je hebt een PDF-bestand gemaakt van het Excel-document!