Belangrijkste leerpunten
- Google heeft nieuwe functies onthuld voor zijn Workspace-software die is ontworpen voor mobiele werknemers.
- De upgrade omvat tools voor het categoriseren van je focustijd in Google Agenda en Chat, verbeterde manieren om deel te nemen aan Google Meet en een versie van de Office-suite.
- Google gooit op een manier om bij te houden hoeveel tijd u elke week aan vergaderingen besteedt.
Met de nieuwe functies van Google Workspace kun je efficiënter werken als je niet op kantoor bent, zeggen experts. Handige verbeteringen voor Google Workspace zijn onder meer tools voor het categoriseren van je focustijd in Google Agenda en Chat, en verbeterde manieren om deel te nemen aan Google Meet. De revisie is bedoeld om Workspace, een verzameling tools voor cloudcomputing, productiviteit en samenwerking, beter geschikt te maken voor externe werknemers. “Een van de belangrijkste updates van Google Workspace is de ‘one-click’-toegang tot Google-vergaderingen via hardware en apps van derden”, Michael Alexis, CEO van TeamBuilding, een bedrijf dat werknemers bindt en samenwerkt met bedrijven als Apple, Amazon, en Google, zei in een e-mailinterview. “Je zou bijvoorbeeld met één klik toegang kunnen bieden aan klanten die een ander agendasysteem gebruiken of interne afdelingen die zich op een ander systeem bevinden.”
Stel uw tijdzone in
Een belangrijke nieuwe functie in Workspace voor mobiele werknemers is de mogelijkheid om uw statussen in te stellen, zoals afwezigheid en werkuren. Je kunt een evenement maken met de naam ‘Focustijd’, waardoor het aantal meldingen dat je ontvangt wordt beperkt. U kunt ook uw locatie instellen, zodat collega’s weten wanneer u in uw tijdzone beschikbaar bent. Diensten zoals Gmail en Chat kennen uw status en locatie en passen de meldingen dienovereenkomstig aan. Door al uw berichten- en productiviteits-apps op één plek te krijgen, kan dit mobiele werknemers helpen. “Als je op afstand werkt, zijn de belangrijkste dingen die je nodig hebt geweldige software voor videogesprekken, goede software voor het schrijven van documenten, agenda’s en software voor het maken van presentaties…” “Bedrijven gebruiken momenteel gemiddeld 5-6 verschillende communicatiemiddelen technologieën, en ze integreren vaak niet met elkaar”, zei Peter Tsai, een tech-expert bij Spiceworks Ziff Davis, in een e-mailinterview. “We kunnen Gmail gebruiken voor langere communicatie, naar Slack springen voor een groeps-tekstchat, maar spring dan over naar Zoom voor een videogesprek en gebruik dan helemaal een apart telefonieproduct.” Google gooit een manier om bij te houden hoeveel tijd u elke week aan vergaderingen besteedt. Alleen de uitsplitsing van “Time Insights” is beschikbaar voor de individuele gebruiker en niet voor uw baas.
Dezelfde vergadering, veel schermen
Een andere coole en mogelijk handige functie zijn ‘ervaringen op het tweede scherm’ voor Google Meet. Hierdoor kunnen mensen vanaf meerdere apparaten inloggen bij een vergadering, zodat je schermen kunt delen zonder dat de sessie je hele laptop in beslag neemt. U kunt bijvoorbeeld deelnemen aan een discussie op uw telefoon, maar toch een presentatie weergeven vanaf uw laptop. De Meet-app voor videogesprekken krijgt een aantal nieuwe functies, waaronder peilingen, Q&A’s en live ondertiteling. Andere nieuwe functies zijn onder meer een mobiele tegelweergave, zodat u meer mensen tegelijkertijd kunt zien op kleinere schermen. Er is nu ook ondersteuning op mobiele telefoons voor split-screen en beeld-in-beeld. De nieuwe Workspace-functies komen bovenop twee nieuwe Agenda-updates om werknemers te helpen bij het combineren van persoonlijke en professionele verplichtingen.
Met gesegmenteerde werkuren kunnen gebruikers de werkuren gedurende de dag in meerdere segmenten verdelen. De agenda krijgt ook terugkerende out-of-office-items om gebruikers te helpen communiceren wanneer ze niet op kantoor zijn, zonder elke keer een nieuw item te maken. “Als je op afstand werkt, zijn de belangrijkste dingen die je nodig hebt geweldige software voor videogesprekken, goede software voor het schrijven van documenten, agenda’s en software voor het maken van presentaties, en Workspace heeft al deze dingen”, zei tech-enthousiasteling Naman Bansal in een e-mail interview. Als u zich niet wilt aanmelden bij Google, is een van de beste alternatieven Zoho Office Suite, zei Reuben Yonatan, de oprichter en CEO van de vergelijkingssite voor videoconferenties GetVoIP, in een e-mailinterview. “Zoho biedt uniforme communicatie en samenwerking op de werkplek met apps zoals een tekstverwerker, spreadsheets, online vergaderingen en een sociaal intranet”, voegde hij eraan toe. Bansal prees Microsoft Office 365 aan en noemde het ‘een compleet alternatief van Microsoft’. Maar Christian Newman, directeur van Rise Digital, zei in een e-mailinterview dat Workspace Office verslaat omdat het cloud-native is, “wat betekent dat remote-vriendelijke functies sneller worden geïmplementeerd en dieper met elkaar zijn geïntegreerd.”
