Het digitaliseren van papieren documenten kan helpen bij het organiseren van uw belangrijke papierwerk. Digitale bestanden, inclusief PDF’s, kunnen worden omgezet in doorzoekbare bestanden met behulp van optische tekenherkenning (OCR)-software die doorgaans bij een printer wordt geleverd. Dat betekent dat uw informatie geen ruimte in beslag neemt en gemakkelijker te vinden is. U kunt uw digitale bestanden ook opslaan op cd of dvd, op een flashstation, in een online opslagfaciliteit. Hier leest u hoe u uw gescande documenten kunt ordenen.
Hoe u een scanner gebruikt om uw organisatie te ordenen
Hier zijn enkele stappen die u kunt nemen om uw bedrijf of huis te organiseren met behulp van een scanner. Je hebt een documentscanner nodig om dit te laten werken. Het hoeft niet duur of luxe te zijn. Als je er geen hebt, begin dan met deze beoordelingen van fotoscanners en documentscanners voor enkele beste aankopen. Als je geen aparte scanner wilt, kan een goedkope all-in-one printer het werk doen.
-
Doorloop je papierwerk en bepaal wat je kunt digitaliseren en wat je veilig kunt weggooien. Dit zal waarschijnlijk enige tijd duren. Werk indien nodig in kleine stappen.
-
Voordat u uw bestanden digitaliseert, maakt u mappen en submappen om de bestanden op te slaan. Denk na over de categorieën die u nodig hebt en stel voor elke categorie een map in. Stop creditcardbewijzen in de ene map, autoverzekeringspapieren in een andere. Telefoonrekeningen, boodschappenbonnen, rekeningen voor huisreparatie, enzovoort kunnen in aparte mappen worden geplaatst. Maak binnen elke map submappen aan voor elk jaar (of maand). Het is gemakkelijker om met een georganiseerd systeem te beginnen en nieuw papierwerk aan het juiste bestand toe te voegen dan om het systeem te herschikken telkens wanneer een nieuwe bon wordt gescand. Om een nieuwe map in Windows aan te maken, klikt u met de rechtermuisknop op het bureaublad en kiest u Nieuw > Map. Herhaal deze stap terwijl u zich in de nieuwe map bevindt om een submap te maken. Om een nieuwe map op Mac te maken, selecteer het dossier > Nieuwe mapof druk op Verschuiving+Opdracht+nee.
-
Zorg ervoor dat de scanner of printer is geleverd met software voor optische tekenherkenning (OCR). Hiermee kunt u documenten in PDF-formaat scannen en de bestanden bewerken. De kans is groot dat er degelijke OCR-software op uw Windows-computer is geïnstalleerd. Als er geen OCR-software op uw computer is geïnstalleerd, zijn ABBYY FineReader en Adobe Acrobat Pro DC populaire keuzes.
-
Het is tijd om uw documenten te scannen. Hoe u dit precies doet, hangt af van het type scanner en software dat u gebruikt. Lifewire heeft handleidingen voor het scannen van documenten op Windows en Mac.
-
Als u klaar bent met het digitaliseren van documenten, houdt u dan het fysieke papierwerk bij. Zorg ervoor dat u automatisch documenten scant telkens wanneer u nieuwe bonnen of papierwerk ontvangt. Anders beginnen de papieren zich weer op te stapelen.
