Spreadsheetgegevens is informatie die is opgeslagen in een spreadsheetprogramma zoals Excel of Google Spreadsheets. Gegevens die zijn opgeslagen in cellen in een werkblad kunnen worden gebruikt in berekeningen, worden weergegeven in grafieken of worden gesorteerd en gefilterd om specifieke informatie te vinden. De informatie in dit artikel is van toepassing op Excel voor Microsoft 365, Excel-versies 2019, 2016, 2013, 2010, Excel voor Mac en Excel voor Android. Het is ook van toepassing op Google Spreadsheets en de meeste spreadsheetprogramma’s.
Soorten spreadsheetgegevens
Spreadsheets zijn samengesteld uit kolommen en rijen die een raster van cellen vormen. Gewoonlijk bevat elke cel een enkel gegevensitem. Hier volgt een uitleg van de drie soorten gegevens die het meest worden gebruikt in spreadsheetprogramma’s:
- Tekstgegevens, ook wel labels genoemd, worden gebruikt voor werkbladkoppen en namen die kolommen met gegevens identificeren. Tekstgegevens kunnen letters, cijfers en speciale tekens bevatten, zoals ! of &. Tekstgegevens worden standaard links uitgelijnd in een cel.
- Aantal gegevens, ook wel waarden genoemd, worden gebruikt in berekeningen. Standaard worden getallen rechts uitgelijnd in een cel. Naast werkelijke getallen slaat Excel ook datums en tijden op als getallen. Andere spreadsheetprogramma’s behandelen datums en tijden als een aparte gegevenscategorie. Er ontstaan problemen wanneer getallen worden opgemaakt als tekstgegevens. Dit voorkomt dat ze worden gebruikt in berekeningen.
- Formules zijn wiskundige vergelijkingen die werken in combinatie met gegevens uit andere cellen in het werkblad. Eenvoudige formules worden gebruikt om getallen op te tellen of af te trekken. Geavanceerde formules voeren algebraïsche vergelijkingen uit. Spreadsheetfuncties zijn formules die in Excel zijn ingebouwd.
Als een waarde wordt weergegeven als wetenschappelijke notatie (zoals 1.47E+10) of als hashtags (#), is de waarde te lang om in de cel te passen. Verbreed de kolom om de hele waarde te zien. Selecteer de cel en sleep de randen.
Datums in Excel
Excel herkent automatisch ingevoerde datums in een vertrouwd formaat. Als u bijvoorbeeld 31-10, 31 oktober of 31 oktober invoert, retourneert Excel de waarde in de standaardnotatie 31-okt.
Gegevenstypen converteren in Excel
Wanneer gegevens worden geïmporteerd uit een database of een bedrijfsrapportagesysteem, kunnen numerieke gegevens als tekst worden overgedragen. Dergelijke situaties kunnen sorteerproblemen veroorzaken. Zoek naar numerieke tekens die links zijn uitgelijnd in cellen. Numerieke waarden moeten standaard rechts uitgelijnd zijn. Er zijn verschillende manieren om tekstgegevens in numerieke gegevens te veranderen, maar het gebruik van de functie WAARDE is meestal de gemakkelijkste oplossing. Omgekeerd, als u wilt dat Excel numerieke tekens of een formule als tekst leest, voegt u gewoon een apostrof (‘) toe aan het begin van het item. Bijvoorbeeld:
- ’10’
- ‘=TEKST (A1,”0″)