Er bestaan geen vaste regels voor e-mailetiquette met betrekking tot het plaatsen van uw handtekening. Zoals met de meeste aspecten van communicatie, is het algemene doel om uw boodschap duidelijk en memorabel over te brengen, maar niet te opdringerig, dus houd rekening met de volgende richtlijnen.
Plaatsing van e-mailhandtekening
E-mailontvangers verwachten over het algemeen uw e-mailhandtekening direct onder het einde van uw tekst te zien. Dat maakt het de beste keuze voor nieuwe berichten. In antwoorden is echter een verkorte versie of helemaal geen een goede optie; de ontvanger weet immers al wie je bent. Dit is vooral belangrijk in lange discussielijnen met meerdere deelnemers, waarin herhaalde handtekeningen onpraktisch en vervelend kunnen worden.
Opties voor e-mailprogramma
De voorkeuren die u instelt in uw e-mailprogramma bepalen waar en hoe uw handtekening zal verschijnen.
- Als u originele berichten opneemt met inspringing en selectieve aanhalingstekens, verschijnt uw handtekening onder aan het bericht.
- Als je lui citeert-dwz plaats uw bericht boven het originele bericht – uw handtekening verschijnt meestal tussen uw bericht en het originele bericht dat u hebt geciteerd, net boven de –Originele bericht– lijn.
Het verschil tussen lui citeren en selectief citeren is vaak een functie van de e-mailclient die u gebruikt of de normen van uw beroep. Linux-gebruikers vertrouwen bijvoorbeeld vaak op selectief citeren, terwijl Microsoft Outlook standaard lui citeren gebruikt.
Fouten bij het plaatsen van e-mailhandtekeningen die u moet vermijden
Pas op voor deze veelvoorkomende plaatsingsfouten om verwarring te voorkomen:
- Handtekening bovenaan, antwoord in de regel hieronder: Lezers zijn geconditioneerd om niet veel verder te kijken dan elke handtekening die ze tegenkomen. Als uw e-mailprogramma is ingesteld om uw handtekening boven geciteerde tekst te plaatsen in antwoorden en doorsturen, schrijf dan niets in de geciteerde tekst. De kans is groot dat ontvangers zullen puzzelen over uw lege antwoord, maar mogelijk niet lang genoeg om uw antwoorden in het geciteerde gedeelte te vinden. Antwoord in plaats daarvan boven de handtekening of verplaats de handtekening helemaal onderaan.
- Handtekening helemaal onderaan, beantwoord alles bovenaan: Ontvangers zien de handtekening misschien nooit of, als ze dat wel doen, kan de handtekening hen op zoek sturen naar inline antwoordtekst die ze mogelijk hebben gemist. Verplaats in plaats daarvan de handtekening naar boven het geciteerde gedeelte en onder uw antwoord.
Algemene richtlijnen voor handtekeningen
Houd deze tips in gedachten bij het maken en gebruiken van uw handtekening:
- Uw e-mailhandtekening mag niet langer zijn dan vier of vijf regels tekst.
- Hoewel niet zo gebruikelijk als het ooit was, gebruiken veel e-mailhandtekeningen het standaard scheidingsteken voor handtekeningen.
- Zorg ervoor dat de handtekening niet breder is dan 75 tekens.
- Denk twee keer na over het opnemen van afbeeldingen; sommige e-mailprogramma’s behandelen ingesloten afbeeldingen als bijlagen, afhankelijk van het programma en hoe de ontvangers hun voorkeuren instellen.
