Sommige freelance grafisch ontwerpers werken aan retainer, althans bij sommige klanten. Van een provisieregeling is sprake wanneer de ontwerper en de opdrachtgever een overeenkomst aangaan voor een bepaalde periode (zoals een maand of een jaar) of een bepaald aantal uren (zoals 10 uur per week) of voor een bepaalde op- gaand project moet worden uitgevoerd voor een vast, meestal vooraf betaald bedrag.
Voordelen van een houder voor de klant
Dit type arrangement biedt veel voordelen voor zowel ontwerper als opdrachtgever. Dit zijn voordelen voor klanten:
- De ontwerper zorgt voor een gegarandeerde hoeveelheid werk en de opdrachtgever krijgt voorrang op andere opdrachtgevers.
- De klant kan vaak een gereduceerd tarief krijgen in vergelijking met de normale freelance-vergoedingen van de ontwerper.
- De klant weet precies wat hij kan verwachten op het gebied van facturering, hij betaalt elke week of maand een vast bedrag voor de duur van het contract.
- De klant bouwt een langdurige relatie op met de ontwerper, waardoor het niet nodig is om voor elk nieuw project voortdurend nieuwe ontwerpers of teams te interviewen en op te leiden.
Voordelen van een houder voor de grafisch ontwerper
Voor grafisch ontwerpers neemt een voorschotcontract een deel van de risico’s weg van een freelanceregeling:
- De ontwerper krijgt een gegarandeerd, regelmatig inkomen in de loop van het provisiecontract.
- De ontwerper weet precies hoeveel tijd hij voor de opdrachtgever moet reserveren om de opgegeven hoeveelheid werk te voltooien.
- De ontwerper gaat een langdurige relatie met de opdrachtgever aan, waardoor de kans groter is dat de opdrachtgever in de toekomst met hem zal blijven samenwerken.
Retainer-gebaseerde projecten
Een ontwerper en opdrachtgever kunnen voor bijna elk type project een voorschotovereenkomst gebruiken. Veelvoorkomende typen zijn het ontwerpen van een maandelijkse nieuwsbrief, het onderhouden van een website, het beheren van lopende of seizoensgebonden advertentiecampagnes of het werken aan een langetermijnproject zoals het ontwikkelen van merkmateriaal, een website of andere marketing- en interne documenten voor een nieuw bedrijf.
Het contract
Zoals bij alle grafische ontwerpprojecten, is het logisch dat beide partijen een contract gebruiken. Het voorschotcontract moet de volgende items bevatten:
- Parameters van de werkrelatie
- Het bedrag van de provisie (vergoeding), hoe vaak deze wordt betaald (maandelijks, wekelijks, enz.)
- Het voor dat honorarium te verrichten werk, inclusief het aantal uren, dagen of andere tijdsblokken waarvoor de tijd en expertise van de ontwerper worden behouden
- De soorten diensten die worden geleverd, of dat nu een enkel langdurig project is of een reeks kleinere taken die op terugkerende basis worden uitgevoerd
- Voor welke taken de ontwerper verantwoordelijk is, zoals alleen drukwerk (en geen webgerelateerde projecten)
- Hoe en wanneer de ontwerper de uren rapporteert die hij onder het contract heeft gewerkt?
Als het engagement van de ontwerper voor een bepaald aantal uren is, moeten ze hun tijd bijhouden om er zeker van te zijn dat de klant krijgt waar hij voor heeft betaald. Het contract moet een clausule bevatten over wat er gebeurt als de klant minder of meer uren nodig heeft dan is overeengekomen. Stel dat de klant 20 uur per maand betaalt, maar slechts 15 uur per maand gebruikt. Worden de uren doorgeschoven naar de volgende maand of is het gewoon verlies voor de klant? Of wat als de ontwerper niet beschikbaar is door ziekte of andere redenen die niet door de opdrachtgever zijn veroorzaakt? Brengen ze minder in rekening voor die periode of bieden ze extra uren tijdens de volgende periode? Of wat als de opdrachtgever meerwerk nodig heeft? Zal het worden betaald tegen een uurtarief, op de volgende voorschotbetaling worden geplakt of van toekomstig werk worden afgetrokken? Niet alle ontwerpers of klanten zullen willen werken aan retainer, maar het is een geldige zakelijke regeling met voordelen voor beide partijen.
