Afdruk samenvoegen is een Microsoft Word-tool waarmee u eenvoudig een deel van een document kunt wijzigen met unieke gegevenselementen. Stel bijvoorbeeld dat u een vakantiebrief wilt schrijven en deze naar 20 personen wilt sturen. U kunt de brief schrijven en een samenvoegbewerking maken om deze af te drukken met 20 verschillende begroetingen (Dear Sue, Dear Jack, Dear Peggy, etc.). Afdruk samenvoegen werkt door een database aan uw document te koppelen. De database bevat de unieke elementen (Sue, Jack, Peggy, etc.) en het document is uw brief, factuur, labelset of een ander bestand. Afdruk samenvoegen bespaart u tijd en moeite omdat het het proces van het invoeren van één uniek stuk gegevens in een document automatiseert.
Gebruik voor Afdruk samenvoegen
U kunt Afdruk samenvoegen gebruiken om elk type afgedrukt document te maken, evenals elektronische documenten. Hier zijn enkele voorbeelden van documenttypen:
- Catalogi
- voorraden
- Facturen
- Etiketten
- Enveloppen
- En natuurlijk brieven
Afdruk samenvoegen bespaart u niet alleen tijd, maar kan ook de effectiviteit van de documenten die u maakt een boost geven. Door bijvoorbeeld letters te personaliseren met specifieke namen of andere elementen, presenteer je een verzorgd, persoonlijk beeld.
Anatomie van een samenvoegbewerking
Zoals hierboven vermeld, bestaat Afdruk samenvoegen uit twee hoofdonderdelen: het document en de gegevensbron of database. Word vereenvoudigt uw werk doordat u andere Office-toepassingen zoals Excel of Outlook als gegevensbronnen kunt gebruiken. Als u de volledige Office-suite hebt, is het gemakkelijk en handig om een van die toepassingen als uw gegevensbron te gebruiken. U kunt bijvoorbeeld contactpersonen gebruiken die u al in Outlook hebt ingevoerd, zodat u zich niet de moeite hoeft te doen om ze opnieuw in te voeren in Word. Een bestaand Excel-spreadsheet geeft u nog meer flexibiliteit met uw gegevens. Als u alleen Word hebt, kunt u nog steeds de functie Afdruk samenvoegen gebruiken. Word heeft de mogelijkheid om zijn eigen volledig aanpasbare gegevensbron te maken.
Afdruk samenvoegen instellen
Een samenvoegbewerking lijkt misschien ingewikkeld en complex. Word vereenvoudigt echter de installatie voor algemeen gebruik met wizards die u door het proces leiden van het koppelen van uw document aan een database. Over het algemeen kunt u het hele proces in minder dan 10 stappen voltooien, inclusief het vinden en corrigeren van fouten. Dat is minder dan het handmatig voorbereiden van uw document en met veel minder tijd en moeite.
