Wanneer u PowerPoint of andere presentatiesoftware gebruikt voor een technische presentatie, moet u zich vooral zorgen maken over:
- Hoe technisch moet deze presentatie zijn?
- Kan ik deze informatie duidelijk en beknopt maken?
Een technische presentatie is het moeilijkste type presentatie om te maken. Uw publiek kan zowel hoogopgeleide personen zijn als mensen die niet zo bekend zijn met de concepten of terminologie. Je moet beide leerstijlen aanpakken. Doelgroepanalyse is een belangrijke vaardigheid op zich en zou een van de eerste items op uw presentatiechecklist moeten zijn.
de Dos
- Houd de lettertypen consistent in stijl en grootte gedurende de hele presentatie.
- Gebruik algemene lettertypen die op elke computer beschikbaar zijn, zoals Arial, Times New Roman of Calibri. Op deze manier zijn er geen verrassingen als de computer die voor de presentatie wordt gebruikt, niet het ongebruikelijke lettertype heeft dat u hebt gekozen en daarom een ander lettertype vervangt.
- Voeg relevante foto’s en afbeeldingen toe, zoals eenvoudige grafieken of diagrammen. Overweeg of het publiek de gepresenteerde informatie kan begrijpen of dat u de grafiek/het diagram voor de duidelijkheid moet vereenvoudigen.
- Zorg ervoor dat afbeeldingen van goede kwaliteit zijn, zodat de informatie achter in de kamer gemakkelijk te ontcijferen is.
- Maak labels op kaarten die groot genoeg zijn om op afstand te kunnen worden gelezen.
- Gebruik verhoogd contrast op uw dia’s. Overweeg om dezelfde presentatie in twee indelingen te maken: een presentatie met donkere tekst op een lichte achtergrond en een tweede, dubbele presentatie met lichte tekst op een donkere achtergrond. Op deze manier bent u klaar voor een zeer donkere of zeer lichte ruimte om in te presenteren en kunt u de geschikte presentatie dienovereenkomstig kiezen.
- Beperk het aantal dia’s tot een minimum. Presenteer alleen wat nodig is en overspoel het publiek niet met te veel informatie. Technische informatie is al moeilijk genoeg om te verteren.
- Geef aan het einde van je presentatie tijd voor een vragenuurtje.
- Weet alles over je onderwerp, zodat je voorbereid bent elk vraag die zich voordoet, zelfs als de vraag niet werd behandeld in het materiaal dat u presenteerde.
- Houd gedetailleerde hand-outs klaar om na de presentatie uit te delen. Zo kan het publiek later reflecteren op de presentatie en is de informatie bij de hand voor eventueel vervolg.
De Don’ts
- Verwar het publiek niet met ongeorganiseerde dia’s, zodat het doel van de presentatie niet glashelder is.
- Overspoel je publiek niet met drukke slides. Denk aan dat oude cliché – “less is more.”
- Gebruik geen kleine afbeeldingen of kleine tekst op uw dia’s. Denk aan die mensen achter in de zaal.
- Gebruik geen lettertypen van het scripttype. Ze zijn notoir moeilijk te lezen in de beste tijden, laat staan op een scherm.
- Gebruik niet meer dan drie of vier gerelateerde punten op elke dia.
- Gebruik geen fancy achtergrond. Het is misschien mooi of zelfs on-topic, maar de tekst zal moeilijk te lezen zijn. Houd een subtiele achtergrond voor de informatie.
- Voeg geen afbeeldingen toe ter versiering. Zorg ervoor dat er een punt gemaakt moet worden en dat die informatie duidelijk is voor de kijker.
- Gebruik geen geluiden of animaties, tenzij ze een punt moeten benadrukken. Zelfs dan is het riskant omdat ze afbreuk kunnen doen aan de hoofdfocus van de presentatie.
- Gebruik geen acroniemen tenzij alle leden van het publiek ermee bekend zijn.
- Neem niet meer dan vier of vijf items op een grafiek op. Hoewel Excel-diagrammen gemaakt kunnen worden om veel details weer te geven, is een diavoorstelling niet de plaats voor deze informatie. Houd het alleen bij belangrijke feiten.
