Als je een e-mail beantwoordt, moet het duidelijk zijn waarop je reageert. Daarom wordt in een antwoord meestal de tekst van het oorspronkelijke bericht geciteerd. Zoveel is duidelijk, maar de beste manier om tekst in een e-mail te citeren is dat niet. Er is een zeer verstandige quasi-standaard voor het citeren van een bericht in uw e-mailantwoord. Het zorgt ervoor dat u net zoveel citeert als nodig is, zodat de ontvanger van uw antwoord precies kan zien waar u op reageert. Als alle e-mailclients (of e-mailgebruikers) hieraan voldoen, zien de berichten er altijd schoon en netjes uit en zijn ze gemakkelijk te lezen. Citeren op de voorgestelde manier is het juiste om te doen, maar het is ook wat werk om de geciteerde tekst in te korten en er mooi uit te laten zien. Soms kan het niet nodig zijn om deze tijd te nemen om de tekst op te maken en bij te snijden. Als u probeert te citeren met de juiste inspringing in een e-mailprogramma zoals Outlook, kan het een uur duren voordat u een reactie krijgt.
The Way of the Lazy: gemakkelijk, nog steeds correct en goed uitziend
Gelukkig is er altijd meer dan één manier om iets te doen. Meestal zijn deze opties niet allemaal perfect, maar er kan gemakkelijk meer dan één juiste benadering zijn. Dit is de meer ontspannen maar nog steeds perfect leesbare, acceptabele en compatibele manier om een e-mail te beantwoorden. Een e-mailantwoord correct opmaken terwijl u een beetje lui bent:
- Begin je bericht bovenaan het antwoord.
- Voeg hieronder het oorspronkelijke bericht toe waarop u reageert.
- Zorg ervoor dat uw handtekening boven de geciteerde tekst staat.
- Breng geen wijzigingen aan in het geciteerde materiaal.
- U kunt natuurlijk overmatige lengte afknippen en (vaak moeten) inline opzetstukken verwijderen. Vervang ze door “[…]”.
- Herhaal, in zo weinig mogelijk woorden, de vragen die u beantwoordt.
- In plaats van alleen maar ‘Ja’. probeer “Je vroeg of we appels wilden. Ja, dat willen we.” of “We willen appels, ja.”.
- Zorg ervoor dat de geciteerde tekst niet ingesprongen is en gebruik ook niet “>>>” tekens of aanhalingstekens.
- Als je reageert op het antwoord van een antwoord, kun je oude, nu overbodige berichten onderaan verwijderen.
In e-mailclients en services zoals Gmail die discussies automatisch archiveren en op een intelligente manier door elkaar halen, werkt deze manier van reageren bijzonder goed. Omdat alle geciteerde tekst zich op één plek bevindt, kan deze gemakkelijk worden verborgen zonder de samenhang van het bericht te verstoren, terwijl de context tussen de berichten via de originele e-mails tot stand wordt gebracht.
