Om een online formulier te laten werken, moet het worden gehost door een server die algoritmen uitvoert om het formulier te vertakken, reacties te berekenen en metagegevens te loggen. Omdat e-mailservers de programma’s die deze functies uitvoeren niet kunnen uitvoeren, kunt u niet alleen op e-mail vertrouwen om een formulier te ontwikkelen en te berekenen. In plaats daarvan kunt u e-mail alleen gebruiken om mensen op de hoogte te stellen van een nieuw formulier of een bestaand formulier configureren om antwoorden per e-mail naar de ontwikkelaar van het formulier te verzenden. Vele jaren geleden bevatten sommige e-mailprogramma’s tools voor het genereren van formulieren die, wanneer het formulier werd ingevuld, de resultaten terugstuurden naar een antwoordadres. Vanwege de aanzienlijke beveiligingsproblemen van deze producten zijn ze (terecht) vrijwel van de markt verdwenen.
Een formulier maken om reacties per e-mail te verzenden
Als u de ontwikkelaar van het formulier bent, configureert u de software die u gebruikt om de individuele antwoorden van elke respondent naar u te verzenden als velden in een e-mail. Populaire online formulierontwikkelaars zijn onder meer:
- Google Formulieren: een uitgebreide tool voor het ontwikkelen van formulieren die kan worden geïntegreerd met Drive.
- Microsoft Forms: een robuuste tool met veel functies — gratis bij een Microsoft-account — die is geoptimaliseerd voor latere analyse in Excel.
- Zoho Forms: Een goed afgeronde tool die netjes aansluit bij de andere services die Zoho biedt aan kleine bedrijven.
- Typevorm: Een elegantere kijk op vormen, met de nadruk op visuele aantrekkingskracht en gebruiksgemak voor respondenten.
- Cognito-formulier: Een geweldige tool voor mensen die geavanceerde voorwaardelijke opmaak nodig hebben in hun formulieren.
- Contactformulier 7: Beschikbaar binnen het WordPress content management systeem, CF7 integreert tools voor het verzamelen van formulieren in uw blog of website.
Hoewel elke ontwikkelingstool verschillende instellingen gebruikt, ondersteunen de meeste van hen over het algemeen e-mailen als oplossing. Het is meestal beter om het e-mailen van formulierreacties te vermijden — laat de tool in plaats daarvan antwoorden verzamelen. Het heeft weinig zin om een formulier te maken en vervolgens handmatig tientallen of honderden individuele e-mailreacties te verzamelen wanneer de tool de antwoorden voor u kan volgen.
Een link naar een formulier per e-mail verzenden
In plaats van de inhoud van een formulier per e-mail te verzenden, stuurt u uw ontvangers een hyperlink naar de bestemmingspagina van het formulier. Elk formulier dat is ontwikkeld via een tool voor formulierontwikkeling, bevat een unieke URL. Verzend de URL, maar voeg desgewenst extra context toe, zoals instructies of uw privacy- en gegevensbeschermingsbeleid.
Formulierreacties per e-mail verzenden
Soms vertrouwen organisaties nog steeds op papieren formulieren of formulieren die elektronisch maar niet via internet kunnen worden beantwoord. Om ze per e-mail te beantwoorden, is de meest eenvoudige oplossing om het formulier met de hand in te vullen en het vervolgens als pdf-document te scannen. E-mail die pdf naar de persoon die de antwoorden in tabelvorm geeft. De volledige versie van Adobe Acrobat bevat hulpmiddelen voor het ontwerpen van formulieren waarmee een “papieren” formulier in PDF-formaat op een computer kan worden ingevuld, waarbij de resultaten per e-mail worden verzonden. Hoewel Acrobat duur is, is het een geweldig hulpmiddel als je moet schakelen tussen papieren en elektronische documentatie. De e-mailmogelijkheden zijn afhankelijk van de computer van elke persoon om het standaard e-mailprogramma te starten om het verzendproces te voltooien. U kunt ook een foto maken van elke pagina van het formulier, die afbeeldingen vervolgens in een tekstdocument insluiten en dat tekstdocument vervolgens verzenden. Een dergelijk proces zorgt echter voor veel rompslomp voor de persoon om de vragen te beantwoorden. Als u de persoon bent die een formulier ontwerpt, richt u dan op een proces dat wrijving en onnodig werk minimaliseert voor de mensen die op u zullen reageren.