Welkom bij Slechte presentatietechnieken 101. Bijna iedereen heeft een slechte presentatie doorstaan met slechte technieken en onvoorbereide presentatoren. Er zijn ook scenario’s waarbij presentatoren woordelijk uit de presentatie voorlezen, door hun toespraak mompelen of veel te veel animaties in hun PowerPoint gebruiken. Hieronder staan verschillende presentaties die u waarschijnlijk heeft meegemaakt, samen met de oplossing om dit te corrigeren.
De apparatuur werkt niet
Velen hebben het scenario meegemaakt waarbij het publiek is neergestreken en de presentator klaar is om met hun presentatie te beginnen. Plots werkt de projector niet. Uiteraard nam de presentator niet de moeite om alle apparatuur te bekijken voordat hij begon. Om deze presentatietechniek te corrigeren, wordt aanbevolen dat presentatoren alle apparatuur bekijken en hun presentatie repeteren met behulp van de meegeleverde projector lang voordat hun tijd om te presenteren. Het is een goed idee om extra hulpmiddelen mee te nemen die nodig zijn, zoals een projectorlamp, en om een aanspreekpunt te hebben voor een technicus als de presentator er geen controle over heeft. Indien mogelijk kunnen presentatoren de verlichting in de ruimte waarin ze presenteren controleren, voorafgaand aan hun tijd in de schijnwerpers, vooral zodat ze de lichten tijdens hun toespraak naar behoefte kunnen dimmen.
Informatie onderbelasting
Presentatoren hebben misschien ervaren dat ze alleen de inhoud van hun presentatie uit het hoofd leerden. In dit scenario kan iemand in het publiek een vraag hebben en kan er paniek ontstaan. Omdat de presentator zich niet heeft voorbereid op vragen, is alles wat ze weten over het onderwerp wat al op de dia’s staat. Om deze situatie recht te zetten, moeten presentatoren hun materiaal zo goed kennen dat ze de presentatie gemakkelijk kunnen doen zonder een elektronische verbetering zoals PowerPoint. Presentatoren kunnen trefwoorden en woordgroepen gebruiken die alleen essentiële informatie bevatten, om het publiek gefocust en geïnteresseerd te houden op de presentator. Ten slotte moeten sprekers volledig voorbereid zijn op vragen en de antwoorden kennen of een idee hebben hoe ze het publiekslid moeten begeleiden.
Gebrek aan aandacht
Het tegenovergestelde van informatie-onderbelasting, presentatoren kunnen merken dat ze het weten zo veel over een onderwerp waar ze alle kanten mee op springen. Dit creëert een situatie waarin het publiek geen idee heeft hoe de draad van de presentatie te volgen, omdat er geen is. De manier om deze situatie op te lossen is door het KISS-principe te gebruiken, wat zich vertaalt naar ‘Keep It Simple Silly’. Bij het ontwerpen van een presentatie kunnen presentatoren zich houden aan maximaal drie of vier punten over hun onderwerp. Vervolgens kunnen presentatoren de informatie uitbreiden, zodat het publiek het waarschijnlijk opneemt en de belangrijkste punten begrijpt.
Rechtstreeks vanaf het scherm lezen
Stel je een omgeving voor waarin een publiekslid zijn hand opsteekt en zegt dat ze de dia’s niet kan lezen. In dit geval kan de presentator haar vriendelijk vertellen dat ze de dia’s rechtstreeks aan haar zullen voorlezen. Terwijl de presentator dit doet, kijken ze omhoog naar het scherm en wordt elk van de dia’s gevuld met de tekst van hun toespraak. Het probleem hier is dat de presentator niet nodig is als de dia’s alle informatie voor de toeschouwers bieden. Het vereenvoudigen van de inhoud is hier de sleutel. Presentatoren kunnen de belangrijkste informatie bovenaan de dia’s bewaren, zodat ze gemakkelijk op de achterste rijen kunnen worden gelezen. Ze kunnen zich ook concentreren op één onderwerpgebied en niet meer dan vier opsommingstekens per dia gebruiken. Het is belangrijk voor presentatoren om tegen het publiek te praten, niet tegen het scherm.
Visuele hulpmiddelen gebruiken bij het vervangen van schaarse inhoud
Presentatoren denken misschien dat niemand zal merken dat ze niet veel onderzoek naar hun onderwerp hebben gedaan als ze veel visuele hulpmiddelen toevoegen, zoals foto’s, ingewikkelde grafieken en andere diagrammen. Deze fout is enorm. Presentatoren moeten presentaties maken met goed onderbouwde inhoud en onderwerpen waarnaar het publiek op zoek is. Het illustreren van punten met echte inhoud is een goed formaat om te volgen, en visuele hulpmiddelen zoals foto’s, grafieken en diagrammen moeten naast de inhoud worden gebruikt om belangrijke punten van de demonstratie naar huis te brengen. Visuele hulpmiddelen voegen immers een mooie onderbreking van de stof toe, maar moeten correct worden gebruikt om de algehele mondelinge presentatie te versterken.
Het lettertype op de dia’s te klein instellen
Kleine lettertypen van het scripttype zien er misschien geweldig uit wanneer leden van het publiek slechts enkele centimeters van de monitor zitten; presentatoren die echter geen mensen met een slecht gezichtsvermogen beschouwen, of degenen die op behoorlijke afstand van het scherm zitten, zullen een betrokken publiek missen dat het potentieel had om de dia’s te lezen. Het is voor presentatoren het beste om zich te houden aan gemakkelijk leesbare lettertypen zoals Arial of Times New Roman. Presentatoren moeten lettertypen van het scripttype vermijden die over het algemeen moeilijk te lezen zijn op schermen. Het wordt ook aanbevolen voor presentatoren om niet meer dan twee verschillende lettertypen te gebruiken: een voor koppen en een ander voor inhoud. Ten slotte moeten presentatoren niet minder dan een 30 pt-lettertype gebruiken, zodat mensen achter in de ruimte ze gemakkelijk kunnen lezen.
Slechte of ingewikkelde ontwerpsjablonen kiezen
Presentatoren nemen soms beslissingen in hun presentatie op basis van wat ze horen. Stel je bijvoorbeeld een presentator voor die hoorde dat blauw een goede kleur was voor een ontwerpsjabloon of ontwerpthema. Ze hebben misschien een coole sjabloon op internet gevonden en zijn ervoor gegaan. Helaas gaat de presentatie uiteindelijk over een context die niet overeenkomt met het uiterlijk van de visuele presentatie zelf. Dit scenario kan eenvoudig worden opgelost wanneer presentatoren besluiten een ontwerpsjabloon te kiezen die geschikt is voor het publiek. Een strakke, duidelijke lay-out is bijvoorbeeld het beste voor zakelijke presentaties, terwijl jonge kinderen goed reageren op presentaties die vol kleur zijn en een verscheidenheid aan vormen bevatten.
Inclusief te veel dia’s
Sommige presentatoren gaan overboord met hun aantal dia’s. Stel je bijvoorbeeld de presentator voor die onlangs op een fantastische vakantiecruise ging en alle 500 strandfoto’s in hun dia’s plaatste. Presentatoren die te veel slides gebruiken, of te veel persoonlijke content, horen gesnurk in de zaal. Presentatoren moeten ervoor zorgen dat hun publiek gefocust blijft door het aantal dia’s tot een minimum te beperken. Het wordt aanbevolen om 10 tot 12 dia’s te gebruiken. Er kunnen enkele concessies worden gedaan aan een fotoalbum, aangezien de meeste foto’s slechts een korte tijd op het scherm te zien zijn, en dit vereist een oordeel op basis van hoe het publiek zich zal voelen en reageren.
De boodschap kwijtraken met animaties
Presentatoren kunnen de focus van hun presentatie vergeten wanneer ze te veel animaties en geluiden gebruiken met als doel iedereen te imponeren. Dit lukt uiteindelijk meestal niet, omdat het publiek niet weet waar het moet kijken en de boodschap van de presentatie zal verliezen. Hoewel goed gebruikte animaties en geluiden de interesse kunnen vergroten, is het belangrijk dat presentatoren deze tot een minimum beperken. Anders zal deze flair het publiek afleiden. Presentatoren kunnen hun presentatie vormgeven met de “less is more”-filosofie zodat het publiek geen last heeft van animatie-overload.
Ongewone kleurencombinaties uitkiezen
Sommige presentatoren houden van ongebruikelijke kleurencombinaties samen, maar een PowerPoint-presentatie is niet het moment om ze te gebruiken. Zo is een oranje en blauwe combinatie verontrustend voor een publiek en kunnen er mensen aanwezig zijn die door kleurenblindheid rood en groen niet kunnen zien. Presentatoren moeten een goed contrast met de achtergrond gebruiken om hun tekst gemakkelijk leesbaar te maken. Hier zijn een paar tips:
- Donkere tekst op een lichte achtergrond is het beste, maar vermijd witte achtergronden. Verzacht het door beige of een andere lichte kleur te gebruiken die prettig is voor de ogen. Donkere achtergronden zijn zeer effectief, maar maken een tekst een lichte kleur om gemakkelijk te kunnen lezen.
- Achtergronden met patronen of textuur maken tekst moeilijk leesbaar.
- Houd het kleurenschema consistent.
Het komt neer op
Om een goede presentator te zijn, moeten presentatoren in contact zijn met het publiek en hun onderwerp kennen. Presentatoren moeten de presentatie uiteindelijk beknopt houden en alleen relevante informatie bevatten. Ze moeten een elektronische verbetering, zoals PowerPoint, gebruiken als begeleiding bij hun presentatie om punten te versterken, niet als een kruk. Presentatoren moeten er rekening mee houden dat een diavoorstelling niet de presentatie is, maar de presentatie.
