Aangezien veel mensen ongeveer 100 e-mails per dag ontvangen, kan het moeilijk zijn om de jouwe te laten opvallen. Daarom is de onderwerpregel van cruciaal belang. Na uw naam is de onderwerpregel het eerste wat de ontvanger ziet en kan, afhankelijk van de kwaliteit, het verschil maken tussen uw bericht dat onmiddellijk wordt geopend of dat uw bericht vervaagt in het ‘door de kieren geglipt’-gebied.
Wat maakt een goede e-mailonderwerpregel?
De meest effectieve onderwerpregels zijn kort en bevatten een reden voor de gebruiker om het bericht te openen. Houd de ontvanger in gedachten en weet wat je van hem wilt. Als het bericht actie vereist, neem het dan op in de onderwerpregel. Bijvoorbeeld:
- Computerondersteuning nodig
- RSVP aangevraagd voor bedrijfsretraite
- Bekijk het bijgevoegde maandrapport
Als de actie die aan uw bericht is gekoppeld een datum of deadline met zich meebrengt, neem deze dan ook op in het onderwerp van de e-mail:
- Computerondersteuning zo snel mogelijk nodig
- RSVP aangevraagd voor bedrijfsretraite – reageer vóór 15 oktober
- Bekijk het bijgevoegde maandrapport uiterlijk vrijdag
Wees kort, maar vermeld voldoende details zodat de ontvanger weet waar de e-mail over gaat. Het is prima om onnodige artikelen, bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden over te slaan om het aantal woorden te verminderen. Studies raden aan om het totale aantal karakters in een onderwerpregel te beperken tot tussen de 30 en 50. Als we deze regels toepassen op onze onderwerpregels hierboven, krijgen we zeer beknopte zinnen:
- Computerondersteuning zo snel mogelijk nodig (30 tekens inclusief spaties)
- RSVP vóór 15 oktober voor bedrijfsretraite (40 tekens inclusief spaties)
- Bekijk bijgevoegd rapport uiterlijk vrijdag (34 tekens inclusief spaties)
Het gebruik van een vraag als e-mailonderwerp kan een lezer aantrekken:
- Ga je naar de bedrijfsretraite?
Soms werkt een richtlijn goed:
- Ga met ons mee op de retraite in Miami!
U kunt schaarste impliceren om ontvangers tot actie aan te zetten:
- Nog maar 5 tickets over voor retraite in Miami
Of probeer ze te verleiden met een lijst:
- De 5 sessies die je niet wilt missen in Miami
Behandel niet meer dan één onderwerp in een onderwerpregel. Als je e-mail meerdere onderwerpen bevat, stuur dan meerdere berichten. Op die manier zal het ene onderwerp niet verloren gaan in een draadje over een ander onderwerp. Welke benadering u ook kiest, houd de onderwerpregels kort en to the point om de beste reactie van de ontvanger te krijgen.