Spreadsheets en databases bieden beide manieren om naar gegevens te kijken. De benadering die iedereen gebruikt bij het verzamelen en delen van die gegevens is echter heel anders. Een spreadsheet biedt quasi-gestructureerde gegevens in rij- en kolomindeling. Spreadsheets hebben echter geen verband met elkaar en vereisen geen regels over de informatie in de spreadsheet. Spreadsheets hebben ook geen geavanceerde tools voor samenvatting en rapportage. Databases verzamelen informatie op een gestructureerde manier en handhaven standaard regels en relaties over wat er in en uit gaat. We hebben beide beoordeeld om u te helpen bepalen welke het beste bij uw behoeften past.
Algemene bevindingen
Spreadsheets
- Bevat cellen die zijn gemaakt van kolommen en rijen.
- Voer wiskundige berekeningen uit.
- Sorteer en filter gegevens.
Databases
- Organiseer complexe gegevensverzamelingen.
- Beheerd door een databasebeheersysteem (DBMS).
- Toegang tot en beheer van grote hoeveelheden gegevens.
Databases ondersteunen het automatisch snel lezen en schrijven van content. Tenzij u een zelfgemaakt systeem van triggertools zoals If This Then That gebruikt, vereist een spreadsheet handmatige invoer van informatie. Microsoft Excel en Google Spreadsheets zijn veelgebruikte spreadsheetprogramma’s. Beide zijn gratis beschikbaar op computers, tablets en smartphones. Afgezien van Microsoft Access op de desktop (en klonen zoals LibreOffice Base), bevinden de meeste robuuste databasetools zich op servers. Grote bedrijven gebruiken opties als Microsoft SQL Server of de Oracle serversuite. Mensen in de open-source- en Linux-gemeenschappen gebruiken tools zoals MariaDB. Wanneer u een database gebruikt, koppelt u deze over het algemeen aan ondersteuningstools. Omdat databases Structured Query Language nodig hebben om toegang te krijgen tot informatie, beheren tools zoals visuele rapportontwerpers (zoals Crystal Reports) of dashboardingtools (zoals Tableau) zowel het genereren van SQL als de ontwikkeling van complexe rapporten.
Ontwerp: analyse versus relaties
Spreadsheets
- Geoptimaliseerd voor eenvoudige gegevensanalyse.
- Beperkte filtermogelijkheden.
- Beperkte mogelijkheid om gegevens uit verschillende bronnen te vergelijken.
Databases
- Kan tabellen koppelen.
- Krachtige relationele analyse.
- Beperkte rekenmogelijkheden.
Of databases of spreadsheets het meest zinvol zijn voor een bepaald doel, volgt uit een handvol use-case-kenmerken. Hoewel opzoekformules en benoemde regio’s sommige delen van spreadsheets met elkaar verbinden, is een spreadsheet een op zichzelf staande dataset. Het heeft een beperkte mogelijkheid om te filteren en te groeperen over verschillende werkbladen en spreadsheetbestanden. Spreadsheets zijn geoptimaliseerd voor financiën en eenvoudige gegevensanalyse. Voor eenvoudig rekenwerk is deze aanpak superieur aan een database. Databases vereisen ook meer technische vaardigheden om in te stellen en te configureren. Het is echter niet eenvoudig om informatie uit verschillende gegevens in een spreadsheet te vergelijken. Databases dwingen relaties af en ondersteunen query’s op basis van attributen of subsets binnen een of meer tabellen. Databases koppelen tabellen op verschillende manieren aan elkaar en voeren samenvattende statistieken uit over die subsets en supersets.
Rapportage: uiterlijk is de sleutel
Spreadsheets
- Aanpasbare uitstraling.
- Makkelijk om grafieken te maken.
- Rijke opmaakfuncties.
Databases
- Geformaliseerd uiterlijk.
- Stroomlijn rapporten.
- Rapportformaat in tabelvorm.
Spreadsheets presenteren een raster van informatie. De inhoud, opmaak, uiterlijk en structuur worden bepaald door de eigenaar van de spreadsheet. Databases vereisen een geformaliseerde structuur en scheiden de informatie van het uiterlijk van die informatie. Een spreadsheet is zowel de informatie- als de presentatielaag voor die informatie. Deze aanpak stroomlijnt eenvoudige rapporten omdat de berekeningen transparant zijn voor iedereen die het bestand opent. Bovendien zorgen opties zoals regellijnen, arcering, grafieken en kleuren ervoor dat de uiteindelijke uitvoer eruitziet zoals u wilt. Een database geeft informatie in tabelvorm weer. Elke opmaak van de uitvoer moet plaatsvinden in een spreadsheet of een ander programma, zoals een dashboardtool.
Gegevenslocatie: toegang tot informatie en controle
Spreadsheets
- Op zichzelf staande documenten.
- Beperkte beveiligingsopties.
- Eén gebruiker tegelijk.
Databases
- Toegewijde databaseservers.
- Machtigingen verhogen de veiligheid.
- Meerdere gelijktijdige gebruikers.
Spreadsheets zijn op zichzelf staande documenten die zich op afzonderlijke computers of bestandsservers bevinden. Databases vereisen voor het grootste deel speciale databaseservers. Dit betekent dat het meer werk is om een database te maken, maar u kunt deze niet verkeerd opslaan of per ongeluk verwijderen. Hoewel u een spreadsheet met een wachtwoord kunt beveiligen, kunt u over het algemeen niet controleren wie deze bekijkt of bewerkt. Met een database kunt u de gegevens echter niet bekijken of wijzigen, tenzij u toestemming heeft. De database registreert elke weergave en bewerking die u uitvoert voor toekomstige vindbaarheid. Over het algemeen zijn spreadsheets ontworpen om door één persoon tegelijk te worden geopend en bewerkt. Databases ondersteunen veel ingelogde gebruikers tegelijk.
Oordeel: gegevensvolume beslist
Of u een spreadsheetprogramma of een database moet gebruiken, hangt af van de hoeveelheid gegevens waarmee u wilt werken. Spreadsheets zijn geschikt voor overzichtelijke lijsten met basisinformatie. Als u echter van plan bent grote hoeveelheden onbewerkte gegevens voor onbepaalde tijd op te slaan, is een database een waardevolle investering van uw tijd en middelen.