Wanneer u documenten opslaat in Microsoft Word, geef uw documenten dan een beschrijvende naam zodat u bestanden snel kunt vinden. Ontwikkel een naamgevingssysteem en u hoeft nooit meer op de harde schijf van uw computer te zoeken of bestanden te openen om de gewenste informatie te vinden. Hier leest u hoe u een naamgevingssysteem ontwikkelt dat uw zoekopdracht zal versnellen.
Het juiste naamgevingssysteem
Er is geen goede of foute manier om bestanden een naam te geven, en naamgevingssystemen verschillen van gebruiker tot gebruiker. Zoek een methode die voor jou logisch is en pas deze consequent toe. Hier zijn enkele voorbeelden van informatie die in de bestandsnaam moet worden opgenomen om het snel en gemakkelijk te maken om bestanden te vinden:
- De datum waarop het document is samengesteld: Voeg een datum toe aan de bestandsnaam van de meeste documenten, vooral bij correspondentie. Als u niet meer weet wanneer u een document hebt samengesteld, kunt u uw zoekopdracht beperken tot een specifieke periode.
- De naam van de ontvanger: de naam van de ontvanger opnemen bij het werken met brieven en andere soorten documenten, zoals contracten, memo’s en notities.
- Het type document: Voorbeelden van documenttypen zijn brief, contract, voorstel, blogpost en rapport. Als u op zoek bent naar een brief die u heeft geschreven, kunt u bestanden met een contract of voorstel in de bestandsnaam verwijderen.
De informatie die u in de bestandsnaam opneemt, moet in al uw bestanden in dezelfde volgorde staan. Deze consistente volgorde helpt bij het zoeken met behulp van de sorteerknoppen in het dialoogvenster Word openen of in Windows Verkenner. De sorteerbesturing sorteert bestanden alfabetisch (of numeriek) zodat de bestanden worden gesorteerd op het eerste teken in de bestandsnaam. Dit is geen uitputtende lijst met tips over het benoemen van bestanden, maar het is een goed begin. Als je eenmaal begint te oefenen om bestanden op een consistente manier een naam te geven, ontwikkel je een systeem dat het beste voor je werkt en bedenk je zelf enkele trucjes.
