IMAP is een afkorting voor “Internet Message Access Protocol”, en toegang tot internetberichten is precies wat het protocol u toestaat.
POP en IMAP, de protocollen voor e-mailtoegang
Wanneer u e-mailberichten ophaalt die in uw inbox zijn ontvangen van een mailserver met behulp van een e-mailprogramma (op een computer of een mobiele telefoon), hebben de server en uw programma (fungerend als de client) in de begindagen van e-mail het Post Office Protocol gebruikt (POP) om te communiceren. Het downloaden van berichten naar een e-mailprogramma is wat IMAP en POP delen. Hoewel POP alleen daarvoor is ontworpen, biedt IMAP veel extra handige functionaliteit.
POP en zijn probleem met meerdere computers of apparaten
In een typische POP-sessie downloadt uw e-mailprogramma alle nieuw binnengekomen berichten en verwijdert die e-mails vervolgens onmiddellijk van de server. Deze procedure bespaart ruimte op de server en werkt natuurlijk perfect, op voorwaarde dat u uw e-mail vanaf slechts één computer of apparaat en precies één e-mailprogramma opent. Zodra u vanaf meer dan één machine aan uw e-mail probeert te werken (bijvoorbeeld een desktop op het werk, een laptop thuis en een telefoon), wordt POP-e-mail een grote hoofdpijn om te beheren:
- Inkomende e-mails beginnen te ontbreken in al uw e-mailprogramma’s op één na
- Berichten kunnen niet gemakkelijk opnieuw worden gedownload (dus u gaat over tot het doorsturen en doorsturen van berichten naar uzelf),
- Je moet overal en altijd opnieuw regels maken
- Verzonden e-mail is meestal alleen beschikbaar op de machine waarmee u deze hebt verzonden
Dit is slechts een korte lijst van de dingen die de neiging hebben mis te gaan met POP-e-mail.
De oorzaak van problemen POP-e-mailtoegang
Aan de basis van al deze problemen ligt het POP-concept van offline e-mailtoegang. E-mailberichten worden afgeleverd bij de server. Een e-mailprogramma downloadt ze naar uw computer en verwijdert alle berichten onmiddellijk van de server. Dit betekent dat ze allemaal lokaal zijn voor de machine en het e-mailprogramma. Hier verwijdert, beantwoordt, sorteert en bewaart u berichten in mappen. Hoe kan IMAP dit nu verbeteren? Hoewel IMAP op vrijwel dezelfde manier kan worden gebruikt voor offline e-mailtoegang als POP, biedt het ook online e-mailverwerking die acties tussen e-mailprogramma’s automatisch synchroniseert.
IMAP: uw e-mailinbox in de cloud
Wat betekent dat? Kortom, u werkt op de mailbox die zich op de server bevindt alsof deze zich lokaal op uw machine bevindt. Berichten worden niet onmiddellijk gedownload en verwijderd, maar bevinden zich op de server en het e-mailprogramma bewaart alleen een lokale kopie voor weergave. Op de IMAP-server kunnen de berichten worden gemarkeerd met vlaggen zoals “gezien”, “verwijderd”, “beantwoord”, “gemarkeerd”. (IMAP ondersteunt ook door de gebruiker gedefinieerde vlaggen; deze worden echter zelden gebruikt.)
Gesynchroniseerde toegang tot alle e-mailmappen
Wat doe je nog meer met berichten in je e-mailclient? Je zou ze in verschillende mappen bewaren en je zou de mappen doorzoeken op specifieke berichten. Beide kunnen ook rechtstreeks op de server via IMAP worden gedaan. U kunt er e-mailmappen en bestandsberichten in instellen, en u kunt de server vertellen om zijn repository te doorzoeken en de resultaten aan u te bezorgen. Aangezien u de e-mails rechtstreeks op de server manipuleert, is het gebruik van meerdere computers om toegang te krijgen tot hetzelfde e-mailaccount een fluitje van een cent. Het is zelfs mogelijk om hetzelfde account en dezelfde map open te hebben staan in bijvoorbeeld een webinterface en tegelijkertijd op je telefoon. Elke actie die u op de ene plaats uitvoert, wordt automatisch gespiegeld op de server en vervolgens op het andere apparaat.
Gedeelde mappen
IMAP geeft ook toegang tot gedeelde mailboxen. Dit is een gemakkelijke manier om informatie te delen, of om ervoor te zorgen dat belangrijke e-mail (bijvoorbeeld naar een supportmailbox) wordt afgehandeld: alle supportmedewerkers hebben toegang tot de IMAP-mailbox en zien direct welke berichten zijn beantwoord en welke nog steeds in afwachting. Dat is de theorie. In de praktijk worden gedeelde mappen niet vaak gebruikt en is de ondersteuning beperkt tussen e-mailservers en programma’s.
Voorbeeld IMAP-gebruik
Stel je voor Jina, die graag in de keuken werkt met haar laptop en aan het meer met een iPad, maar ook een computer op het werk heeft. Toen ze net voordat ze het kantoor verliet haar IMAP-inbox bekeek, was er een dringende e-mail van John, haar vriend. We weten niet wat hij wilde weten, maar het was belangrijk genoeg voor Jina om het bericht als belangrijk te markeren. Bij thuiskomst was Jina de boodschap van John alweer vergeten. Dankzij routine sleepte ze haar draagbare computer echter naar de keukentafel en controleerde haar inbox. De boodschap van John was daar natuurlijk en eiste de aandacht op met zijn rode, gloeiende vlag. Jina antwoordde onmiddellijk. Het bericht dat Jina terugstuurde naar John werd automatisch opgeslagen op de IMAP-server in de map “verzonden items”. De volgende dag en op het strand bevatte Jina’s inbox een bericht van John gemarkeerd als “beantwoord”, en haar antwoord was gemakkelijk toegankelijk in de map “verzonden items”.
