Audioconferentiegesprekken hebben veel voordelen voor zakelijke en sociale bijeenkomsten, maar ze brengen ook hun eigen reeks veelvoorkomende problemen met zich mee. Als u ze niet aanspreekt, kan dit het verschil betekenen tussen een professionele, efficiënte en effectieve vergadering en een telefonische vergadering van een nauwelijks begrepen arme man die zijn doelen niet bereikt. Hier zijn zeven veelvoorkomende problemen en hoe u ze kunt oplossen.
Achtergrondgeluid
Dit is elk geluid dat van een deelnemer komt, afgezien van zijn stem, zoals ratelende stoelen, gebabbel op de achtergrond, machinegeluiden, geritsel van papier, enz. Deze geluiden krijg je meestal bij deelnemers die VoIP (voice over internet protocol) gebruiken omdat de traditionele telefoon handset heeft speciale en korteafstandsmicrofoons, terwijl VoIP werkt met een apparaatmicrofoon die verstandiger is. Een voorbeeld is het microfoonarraysysteem in laptopcomputers. Sommige mensen nemen handsfree deel aan conferenties. De enige manier om deze situatie te verhelpen, is de deelnemers bewust te maken van de verstoringen die ze veroorzaken, wat het beste kan door voorafgaand aan de telefonische vergadering te communiceren. Als organisator kunt u bijvoorbeeld voorafgaand aan de sessie een e-mail over de etiquette van conferentiegesprekken verspreiden.
Echo
Echo kan deel uitmaken van achtergrondgeluid, maar het is technischer dan dat. Iemand die aan de telefonische vergadering deelneemt, heeft mogelijk problemen met zijn telefoon, bijvoorbeeld zonder echo-onderdrukking. Iemand met echo wordt normaal gesproken gevraagd om op te hangen. Dus nogmaals, proactief bewustzijn van eventuele technische problemen met de telefoons en andere apparatuur die in een telefonische vergadering wordt gebruikt, is belangrijk.
Gebrek aan aanwezigheidsbeheer
Bij een audioconferentiegesprek gebruik je maar één van je zintuigen: je gehoor. Je zult geen mensen zien met wie je praat of luistert. Tenzij u elke in- en uitgang in uw conferentiegesprek bijhoudt, bent u zich misschien niet bewust van de aanwezigheid in uw publiek als u eenmaal diep in de conferentie bent. Dit probleem blijft tot nu toe zonder een definitieve oplossing. De eerste tool die elke vorm van aanwezigheidsbeheer biedt, is UberConference, waarmee u kunt zien wie er aan het woord is, wie er is, wie niet, enzovoort. Een aantal van dergelijke tools zijn de laatste tijd opgedoken, sommige met interessante visuele interfaces die deelnemers vertegenwoordigen met pictogrammen. De beste manier om de aanwezigheid van deelnemers te beheren, is misschien een eenvoudige etiquette: vraag elke persoon om uit beleefdheid hun komen en gaan aan te kondigen.
Muziek op pauze
Mensen maken de interface van hun telefoon normaal gesproken schoon voor individueel gebruik, maar nooit voor telefonische vergaderingen. Hoewel het misschien leuk is voor iemand die in de wacht is gezet om muziek te horen, zal het hinderlijk zijn in een telefonische vergadering. Sommige deelnemers kunnen de conferentie in de wacht zetten terwijl ze bijvoorbeeld een andere oproep of taak afhandelen, waardoor ze onbedoeld een ritmische sfeer aan de conferentie toevoegen. Ook hier is een voorbereidende bewustmakingscampagne over ethiek tijdens conferenties de moeite waard.
Gebrek aan leiderschap
In sommige gevallen, als een groep geen leider heeft, zal in plaats daarvan chaos leiden. Dit is vooral waarschijnlijk in een conferentieomgeving. Eén persoon moet de discussie leiden om ervoor te zorgen dat iedereen voldoende tijd krijgt om te spreken en de nodige aandacht krijgt, en om de zaken weer op de rails te krijgen als er een dwaling of regelrecht conflict is.
Mismanagement van materialen en documenten
Veel conferenties verwijzen naar documenten, materialen en tools. Door verkeerde verspreiding van dergelijke informatie tasten sommige deelnemers op bepaalde punten in het duister, waardoor desinteresse ontstaat. Zorg er daarom voor dat u de relevante informatie en documenten ruim voor aanvang van de conferentie onder alle deelnemers verspreidt. Een andere, betere manier is om online samenwerkingstools te gebruiken, die interactie met dergelijk materiaal mogelijk maken.
Slechte gesprekskwaliteit
Dit gebeurt vaak met VoIP-service, die afhankelijk is van een aantal factoren, waaronder bandbreedte, codecs, telefoons en andere apparaten. U kunt hier niet veel aan doen als u de conferentieleider of organisator bent. De deelnemer die lijdt aan een slechte spraakkwaliteit moet technische problemen aan zijn kant oplossen.