In een tijd waarin op evenementen wordt bezuinigd en breedband internettoegang toeneemt, worden webinars steeds populairder. Webinars zijn webgebaseerde seminars, waaraan doorgaans meer dan 30 deelnemers deelnemen en die worden gebruikt om presentaties, workshops, lezingen en grootschalige vergaderingen te houden. Omdat webinars online worden gehouden, kunnen bedrijven geld besparen op reizen, catering en locaties, allemaal kosten die gewoonlijk worden geassocieerd met persoonlijke seminars. Vanwege hun grote opkomst moeten webinars echter zorgvuldig worden gepland om succesvol te zijn. Dit is de reden waarom degenen die een webinar willen hosten, de tijd moeten nemen om ervoor te zorgen dat ze alle noodzakelijke stappen goed doorlopen om het succes van het webinar te garanderen. Om u te helpen bij het organiseren van uw webinar, hebben we hieronder de belangrijkste stappen uitgelicht die u moet nemen.
Kies een datum ver van tevoren
Het eerste dat u moet doen bij het plannen van een webinar, of een reeks webinars, is ver van tevoren een vakantie- en evenementenkalender te raadplegen. Houd er rekening mee dat je meerdere mensen met een drukke agenda gaat uitnodigen, dus geef ze voldoende op de hoogte om tijd vrij te maken voor je webinar. De week voor de kerstvakantie kan bijvoorbeeld extreem druk zijn, omdat mensen proberen al hun losse eindjes aan elkaar te knopen voordat ze op vakantie gaan. Door zorgvuldig de door u gekozen data te overwegen, kunt u zorgen voor een maximale opkomst.
Zorg ervoor dat u de juiste tijd krijgt
Houd rekening met tijdzoneverschillen; als je aan de westkust bent, maar ook deelnemers uit de oostkust uitnodigt (en vice versa), plan dan geen webinar in voor wanneer je deelnemers niet op kantoor zijn. Plan uw webinar ook niet te dicht bij het einde van de dag – dit is wanneer uw deelnemers willen ontspannen en zien wat ze nog moeten doen om op tijd thuis te zijn. Als je mensen uit andere landen uitnodigt, kies dan een tijd die over het algemeen geschikt is voor alle deelnemers (wat zeldzaam is), of plan om je webinar meerdere keren te houden om rekening te houden met verschillende tijdzones.
Kies uw webinar-tool
De meeste online vergadertools hebben webinar-opties, u hoeft alleen het abonnement te kiezen dat overeenkomt met het aantal deelnemers dat u verwacht uit te nodigen. Test de verschillende beschikbare tools en kies degene met de functies en functionaliteit die het beste bij u past. Afhankelijk van het soort webinar dat je gaat presenteren, moet je misschien gemakkelijk tussen sprekers wisselen of het webinar opnemen om online te posten. Onderzoek alle functies van verschillende tools en u zult zeker de perfecte software voor uw gelegenheid vinden. Zorg ervoor dat als je eenmaal de tool hebt gekozen, je provider bereid is je te trainen, zodat je het meeste uit je webinar kunt halen.
Oefen met een webinar
Als host wordt er van je verwacht dat je ervoor zorgt dat het webinar goed verloopt. Er zijn geen excuses om niet te weten hoe je moet schakelen tussen sprekers, bijvoorbeeld een poll moet invullen of het webinar opneemt. Nodig enkele collega’s uit om u te helpen de tool meerdere keren te testen na uw training bij de provider. Zorg er ook voor dat al uw presentatoren bekend zijn met de webinar-tool.
Ontwikkel een agenda en uitnodiging
Richt je webinar zorgvuldig in voordat je je publiek uitnodigt. Bedenk hoe lang je webinar zal duren en de belangrijkste punten die je wilt bespreken in de volgorde waarin je ze wilt bespreken. Plan ook een vraag-en-antwoordsessie, aangezien uw deelnemers aan het einde van uw presentatie waarschijnlijk enkele vragen zullen hebben. Schets vervolgens de agenda in de uitnodiging. Dit is de gemakkelijkste manier voor uw deelnemers om te weten of uw webinar voor hen relevant is. De uitnodiging moet ook een link bevatten waarmee uw deelnemers verbinding kunnen maken met het webinar, evenals een inbelnummer, voor het geval ze liever telefonisch meeluisteren.
Nodig je publiek uit
Denk goed na over wat je wilt presenteren en kies je publiek dienovereenkomstig. Houd je reacties goed bij, zodat je weet wie je webinar gaat bijwonen. Door uw deelnemerslijst nauwlettend in de gaten te houden, kunt u uw follow-up vooruit plannen.
Plan uw presentatie
Houd er rekening mee dat de beste online vergaderpresentaties zeer visueel en boeiend zijn. Als u bijvoorbeeld PowerPoint gebruikt, propt u dia’s niet alleen vol met woorden. Voeg afbeeldingen toe die relevant zijn voor wat u presenteert. U kunt, indien van toepassing, ook video en zelfs online games gebruiken om uw presentatie tot leven te brengen. Sommige webinarplanners sturen zelfs voorafgaand aan de vergadering materialen naar de kantoren van de deelnemers. Leer creatief denken en je webinar komt tot leven.
Neem je webinar op
Door een opname van uw webinar beschikbaar te stellen, kunnen degenen die een deel van de discussie opnieuw willen bekijken of degenen die er niet bij konden zijn, in hun eigen tijd kunnen luisteren naar wat er werd gezegd. Als u uw webinar koppelt aan een online marketingcampagne, kunt u de opname gebruiken in eventuele e-mails die u verstuurt, waardoor uw boodschap wordt versterkt.
Opvolgen
Net als bij online meetings is het opvolgen van een webinar enorm belangrijk. Herinner uw deelnemers aan wat er is besproken en voer een enquête uit om hun mening te verzamelen over hoe het webinar is verlopen. Als je nog een webinar plant dat interessant kan zijn voor je publiek, laat ze dan weten wanneer ze een uitnodiging kunnen verwachten.
Beoordeel uw feedback
Controleer altijd alle feedback die u op uw webinars hebt ontvangen. Dit is hoe u uw volgende kunt verbeteren. Besteed vooral aandacht aan de feedback met betrekking tot de presentatie, want dat vormt de kern van het webinar.
