Kunt u zich niet concentreren tijdens vergaderingen op afstand? Je bent niet alleen

Belangrijkste leerpunten

• Werknemers multitasken vaak tijdens vergaderingen, en de kans daarop neemt toe naarmate een vergadering langer duurt.
• Niet alle multitasking is echter slecht, en “positieve multitasking” kan de productiviteit verbeteren.
• Externe werkplatforms kunnen nieuwe functies toevoegen die werknemers een duwtje geven in de richting van taken die relevant zijn voor een vergadering.

Als je op afstand werkt, is de kans groot dat je de afgelopen week tijdens een vergadering hebt gemultitaskt – en je bent bijna niet alleen. Een nieuw document dat door Microsoft is uitgegeven, geeft cijfers over het probleem. Hoewel multitasking zeldzaam was in korte, kleine vergaderingen, steeg het tot bijna universele niveaus in vergaderingen die meer dan een uur aansleepten. Het is echter niet allemaal slecht nieuws: de paper, die zich richtte op het gebruik van Microsoft Teams, suggereert verschillende manieren waarop werknemers hun focus kunnen verbeteren. “FocusAssist voor Windows is al verzonden en zou hier een enorme hulp kunnen zijn”, zei Dr. Mary Czerwinski, een partneronderzoeker en onderzoeksmanager bij Microsoft, via e-mail. “Het plannen van focustijd via Cortana is een andere beschikbare optie in Outlook.”

Wat moet een externe werker doen?

Multitasken in een vergadering wordt vaak als onbeleefd of contraproductief beschouwd, en de krant vond dit soms waar. De onderzoekers stellen echter een complexer punt. Niet alle multitasking is negatief, en tools kunnen worden gebruikt om telewerkers naar positieve resultaten te leiden. Deelnemers beschreven de voordelen van positieve multitasking in een anoniem dagboek. “Ik ben minder gefrustreerd door vergaderingen die niet erg nuttig voor me waren”, zei een van hen. Anderen zeiden dat ze de keuze waarderen om goed op te letten wanneer dat nodig is, en zich vervolgens ergens anders te concentreren als dat niet het geval is. Deelnemers zeiden dat multitasking hen hielp om informatie, zoals gerelateerde bestanden of e-mailuitwisselingen, te vinden die relevant zijn voor een vergadering. “… een kreunende marathon van 80 minuten heeft meer dan zes keer meer kans om multitasking aan te moedigen.” Dr. Czerwinski zei dat externe werknemers die Microsoft Teams of Windows gebruiken Focus Assist en Focus Time kunnen gebruiken om afleiding te verwijderen die niet relevant is voor een vergadering en tijd vrij te maken om zich op specifieke taken te concentreren. De krant is voorstander van elk instrument dat de aandacht van de werknemers tijdens een vergadering opzij schuift. Nieuwe, betere functies in externe werkplatforms kunnen nog verder gaan om positieve multitasking aan te moedigen. De paper stelt een vergaderingspecifieke “focusmodus” voor om werknemers te helpen multitasken op manieren die relevant zijn voor een vergadering, zoals het openen van e-mails of bestanden in de interface van een vergadering in plaats van een ander venster of programma. Dit zou positieve multitasking aanmoedigen en tegelijkertijd afleiding in andere programma’s elimineren. De onderzoekers stellen ook verbeterde agendatools voor waarmee werknemers vergaderingen vroegtijdig kunnen verlaten of halverwege de vergadering kunnen deelnemen als slechts delen van de vergadering relevant zijn. Dit zou de aartsvijand van elke aandachtsspanne kunnen bestrijden: lange, saaie vergaderingen.

Externe werkers stoten uit tijdens lange vergaderingen

Multitasking was niet bijzonder gebruikelijk wanneer alle vergaderingen werden samengevoegd: ongeveer 30% van de vergaderingen betrof multitasking via e-mail en ongeveer 24% zag multitasking van bestanden. Maar dat veranderde met de duur. Het is niet verwonderlijk dat vergaderingen van minder dan 20 minuten weinig gevallen van multitasking vertoonden, maar met een schokkende snelheid opliepen als vergaderdrug.

Bij een vergadering van 20 tot 40 minuten was de kans bijna twee keer zo groot dat de aanwezigen op zoek waren naar ander werk, en bij een marathon van 80 minuten die kreunen veroorzaakte, was de kans meer dan zes keer zo groot dat werknemers werden afgeleid. De grootte van de vergadering, zoals het aantal aanwezigen, was ook cruciaal. Een-op-eengesprekken moedigden het minste multitasking aan, en een derde persoon veranderde het resultaat nauwelijks. Maar naarmate er meer gezichten in een videogesprek verschenen, werd het waarschijnlijker om andere taken uit te voeren. Multitasking was meer dan twee keer zo waarschijnlijk in een vergadering met 10 of meer mensen. Een deelnemer gaf een herkenbare motivatie. “In de grote vergaderingen, zoals gemeentehuizen, heb ik de neiging om te stoppen en echt te luisteren als er iets interessants wordt gezegd”, zei de deelnemer. “De rest van de tijd lijk ik me helemaal niet op mijn werk te concentreren.” De gegevens bevatten nog een zwakker maar verrassender resultaat: geplande vergaderingen zijn slecht nieuws. Een geplande vergadering had ongeveer anderhalf keer meer kans om multitasking aan te moedigen dan een ad-hocvergadering. Van de geplande vergaderingen waren terugkerende vergaderingen de meest vruchtbare grond voor afleiding. “Hoe vergaderingen op afstand worden gepland en gestructureerd, hangt in belangrijke mate samen met wanneer en in welke mate mensen hun aandacht verdelen”, concludeert de krant. Dus heroverweeg voordat u op verzenden drukt op een uitnodiging voor een vergadering van een uur, tenzij u collega’s de tijd wilt geven om hun inbox leeg te maken.