Stem is slechts een stukje van de communicatiepuzzel. Je hebt misschien net een deal gesloten met een partner of klant, maar je moet nog steeds een offerte per e-mail of fax ontvangen of verzenden; of omdat spraakcommunicatie te duur is, kunt u besluiten om een langere dialoog in de chat te voeren; of toch, het kan nodig zijn om een productprototype via videoconferenties met verschillende zakenpartners te bespreken. Aan de andere kant gebruik je communicatiemiddelen niet alleen op kantoor of thuis – je doet dat in de auto, in het park, lunch in een restaurant en zelfs in bed. Ook is er het feit dat bedrijven steeds meer ‘virtueel’ worden, wat betekent dat een bedrijf of zijn werknemers niet noodzakelijkerwijs beperkt zijn tot één fysiek kantoor of adres; het bedrijf kan draaien met veel gedecentraliseerde elementen, waarvan de meeste alleen online bestaan. Door een gebrek aan integratie van al deze diensten wordt het gebruik van deze verschillende technologieën niet geoptimaliseerd. Het resultaat is dat communicatie weliswaar effectief kan zijn, maar verre van efficiënt, zowel technisch als economisch. Vergelijk bijvoorbeeld het hebben van afzonderlijke services en hardware voor telefoon, videoconferenties, instant messaging, fax, enz., en deze allemaal geïntegreerd in dezelfde service en minimale hardware. Voer geïntegreerde communicatie in.
Wat is Unified Communications?
Unified Communications (UC) is een nieuwe technologische architectuur waarbij communicatietools zijn geïntegreerd, zodat zowel bedrijven als individuen al hun communicatie in één entiteit kunnen beheren in plaats van afzonderlijk. Kortom, unified communications overbrugt de kloof tussen VoIP en andere computergerelateerde communicatietechnologieën. Unified Communications geeft ook betere controle over belangrijke functies zoals aanwezigheid en bereik van één nummer, zoals we hieronder zien.
Het concept van aanwezigheid
Aanwezigheid staat voor de beschikbaarheid en bereidheid van een persoon om te communiceren. Een eenvoudig voorbeeld is de lijst met vrienden die je in je instant messenger hebt. Wanneer ze online zijn (wat betekent dat ze beschikbaar zijn en bereid zijn om te communiceren), geeft je instant messenger je een indicatie van die strekking. Aanwezigheid kan ook worden verbeterd om te laten zien waar u zich bevindt en hoe (aangezien we het hebben over het integreren van veel communicatiemiddelen) u kan worden gecontacteerd. Als een buddy bijvoorbeeld niet in haar kantoor of achter haar computer is, kan uw instant messenger u op geen enkele manier contact met haar laten opnemen, tenzij andere communicatietechnologieën zijn geïntegreerd, zoals bellen van pc naar telefoon. Met Unified Communications weet je waar je buddy is en hoe je contact met haar kunt opnemen… maar natuurlijk ook of ze deze informatie wil delen.
Bereik op één nummer
Zelfs als uw aanwezigheid kan worden gecontroleerd en gedeeld met Unified Communications, kan het nog steeds onmogelijk zijn om contact met u op te nemen als uw toegangspunt (een adres, een nummer, enz.) niet beschikbaar of bekend is. Stel nu dat je vijf manieren hebt om gecontacteerd te worden (telefoon, e-mail, paging… noem maar op), zouden mensen vijf verschillende soorten informatie willen bewaren of weten om contact met je op te kunnen nemen wanneer ze maar willen? Met Unified Communications heb je (zoals nu idealiter) één toegangspunt (één nummer) waarop mensen contact met je kunnen opnemen, of ze nu de instant messenger van hun computer, hun softphone, hun IP-telefoon, e-mail, enz. gebruiken. Een voorbeeld van zo’n op softphones gebaseerde dienst is VoxOx, dat tot doel heeft al uw communicatiebehoeften te verenigen. Het beste voorbeeld van een service met één nummerbereik is Google Voice.
Wat Unified Communications omvat
Aangezien we het over integratie hebben, kan gewoon alles in dienst van de communicatie worden geïntegreerd. Hier is een lijst met de meest voorkomende dingen:
- Uniforme berichten- en multimediadiensten
Dit omvat spraakcommunicatie in al zijn vormen, voicemail, e-mail, fax en andere soorten multimedia-elementen zoals afbeeldingen, animaties, video, enz. - Realtime communicatie
Real-time systemen hebben betrekking op het krijgen van onmiddellijke verwerking en reactie na invoer. Voorbeelden zijn conferencing, call screening, instant messaging, paging, etc. - Gegevensdiensten
Dit omvat informatielevering zoals webgegevens, online services, enz. - Transacties
Dit omvat transacties die online, via internet of anderszins worden gedaan, zoals e-commerce, bedrijfsapplicaties, online bankieren, enz.
Hoe kan Unified Communications nuttig zijn?
Hier zijn enkele voorbeelden van hoe Unified Communications nuttig kan zijn:
- Mensen die in verbinding afhankelijk zijn van mobiliteit, kunnen verbonden blijven met hun softphones of draadloze IP-handsets, zelfs als ze niet op kantoor of thuis zijn.
- Bedrijven kunnen de kosten voor de huisvesting van werknemers aanzienlijk verlagen, met alle gevolgen van dien, door hen thuis te laten werken. Bovendien kan het buitenlandse personeel worden aangeboord zonder extra kosten en zonder de normale vertragingen als gevolg van geografische afstand.
- Web- en videoconferentiegesprekken zullen zorgen voor een betere interactiviteit en bijgevolg een hogere productiviteit, waardoor de kosten van reizen en telecom dalen.
- U als particulier of bedrijf heeft registraties en minder rekeningen om u zorgen over te maken, omdat u mogelijk al uw diensten van één enkele provider heeft en bereikbaar bent via één enkel nummer.
Is Unified Communications klaar?
Unified Communications is er al en wordt geleidelijk als een rode loper uitgerold. Het is slechts een kwestie van tijd voordat alles waar we hierboven over hebben geschreven algemeen wordt. Een goed voorbeeld van een reuzenstap naar unified communications is de Office Communications Suite van Microsoft. Unified Communications is dus inderdaad klaar, maar is nog niet volledig geladen. Je volgende vraag zou moeten zijn: “Ben ik er klaar voor?”